Texte de legi romane si europene

În temeiul prevederilor art. 10 alin. (6) din Hotarârea Guvernului nr. 1.574/2003 privind organizarea si functionarea Ministerului Finantelor Publice si a Agentiei Nationale de Administrare Fiscala, cu modificarile si completarile ulterioare,
  în temeiul prevederilor art. 4 alin. (1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare,

  ministrul finantelor publice emite urmatorul ordin:

  ART. 1
  Se aproba Normele metodologice de întocmire si utilizare a registrelor si formularelor comune pe economie privind activitatea financiara si contabila, cuprinse în anexa nr. 1**) care face parte integranta din prezentul ordin.
  ART. 2
  Se aproba Nomenclatorul, modelele si normele de întocmire si utilizare a registrelor si formularelor financiar-contabile, comune pe economie, care nu au regim special de înseriere si numerotare, cuprinse în anexa nr. 2**) care face parte integranta din prezentul ordin.

  ART. 3
  Directia de reglementari contabile va lua masuri pentru ducerea la îndeplinire a prevederilor prezentului ordin.
  ART. 4
  (1) Prezentul ordin va fi publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I.
  (2) Pe data intrarii în vigoare a prezentului ordin se abroga Ordinul ministrului finantelor nr. 425/1998 pentru aprobarea Normelor metodologice de întocmire si utilizare a formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiara si contabila, precum si a modelelor acestora, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 391 bis din 15 octombrie 1998.

  p. Ministrul finantelor publice,
  Gheorghe Gherghina,
  secretar de stat

  ANEXA 1

  NORME METODOLOGICE DE ÎNTOCMIRE SI UTILIZARE A REGISTRELOR SI FORMULARELOR COMUNE PE ECONOMIE PRIVIND ACTIVITATEA FINANCIARA SI CONTABILA

  A. Normele generale privind documentele justificative si financiar-contabile

  1. Persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, consemneaza operatiunile economico-financiare, în momentul efectuarii lor, în documente justificative, pe baza carora se fac înregistrari în jurnale, fise si alte documente contabile, dupa caz.
  2. Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:
  - denumirea documentului;
  - denumirea si, dupa caz, sediul unitatii care întocmeste documentul;
  - numarul documentului si data întocmirii acestuia;
  - mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (când este cazul);
  - continutul operatiunii economico-financiare si, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
  - datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate;
  - numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor în drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;
  - alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.
  Documentele care stau la baza înregistrarilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în conditiile în care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale în vigoare.
  Documentele provenite din relatiile de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrarii în gestiune a bunurilor respective. În cazul în care documentele respective se refera la cheltuieli pentru prestari de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baza de norme de venit, pentru a fi înregistrate în contabilitate, acestea trebuie sa aiba la baza contracte sau conventii civile, încheiate în acest scop, si documentul prin care se face dovada platii.
  3. Documentele contabile - jurnale, fise etc. - care servesc la prelucrarea, centralizarea si înregistrarea în contabilitate a operatiunilor consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, trebuie sa cuprinda elemente cu privire la:
  - felul, numarul si data documentului justificativ;
  - sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate;
  - conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare;
  - semnaturile pentru întocmire si verificare.
  4. Înscrierea datelor în documente se face cu cerneala, cu pasta de pix, sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, dupa caz.
  5. În documentele justificative si în cele contabile nu sunt admise stersaturi, modificari sau alte asemenea procedee, precum si lasarea de spatii libere între operatiunile înscrise în acestea sau file lipsa.
  Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta.
  Corectarea se face în toate exemplarele documentului justificativ si se confirma prin semnatura persoanei care a întocmit/corectat documentul justificativ, mentionându-se si data efectuarii corecturii.
  În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, sau al altor documente pentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii, documentul întocmit gresit se anuleaza si ramâne în carnetul respectiv (nu se detaseaza), cu exceptia ordinului de deplasare (delegatie), pe baza caruia se primeste sau se restituie diferenta dintre cheltuielile efective de deplasare si avansul acordat.
  La corectarea documentului justificativ în care se consemneaza operatii de predare-primire a valorilor materiale si a mijloacelor fixe este necesara confirmarea, prin semnatura, atât a predatorului, cât si a primitorului.
  În cazul completarii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora, mentionându-se data rectificarii si semnatura celui care a facut modificarea. Documentele prezentate în listele de erori, anulari sau completari (pe baza carora se fac modificari în fisiere sau în baza de date a unitatii) trebuie sa fie semnate de persoanele împuternicite de conducerea unitatii.
  6. În cazul în care prelucrarea documentelor justificative se face de catre unitati prestatoare de servicii de informatica, în relatiile dintre aceste unitati si cele beneficiare este necesar ca, pentru asigurarea înregistrarilor în contabilitate, sa se respecte urmatoarele reguli:
  - documentele justificative sa fie întocmite corect si la timp de catre unitatile beneficiare, acestea raspunzând de realitatea datelor înscrise în acestea;
  - documentele contabile, întocmite de unitatile prestatoare de servicii de informatica pe baza documentelor justificative, trebuie predate unitatilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau conventiile civile încheiate, unitatile prestatoare de servicii de informatica raspunzând de corectitudinea prelucrarii datelor;
  - unitatile beneficiare trebuie sa efectueze verificarea documentelor contabile obtinute de la unitatile prestatoare de servicii de informatica în sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative preluate pentru prelucrare, respectarii corespondentei conturilor si exactitatii sumelor înregistrate etc.
  7. În vederea înregistrarii în jurnale, fise si celelalte documente contabile a operatiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, potrivit formelor de înregistrare contabila utilizate de unitati, se poate face contarea documentelor justificative, indicându-se simbolurile conturilor sintetice si analitice, debitoare si creditoare, în conformitate cu planul de conturi general aplicabil.
  Înregistrarile în contabilitatea sintetica si analitica se fac pe baza de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatiuni de aceeasi natura si perioada.
  În cazul operatiunilor contabile pentru care nu se întocmesc documente justificative, înregistrarile în contabilitate se fac pe baza de note de contabilitate care au la baza note justificative sau note de calcul, dupa caz.
  În cazul stornarilor, pe documentul initial se mentioneaza numarul si data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operatiunii, iar în nota de contabilitate de stornare se mentioneaza documentul, data si numarul de ordine al operatiunii care face obiectul stornarii.
  Corectarea înregistrarilor facute în contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate întocmite în acest scop.
  Înregistrarile în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate si sistematic, în conturi sintetice si analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare forma de înregistrare în contabilitate.
  Înregistrarile în contabilitate se pot face manual sau utilizând sistemele informatice de prelucrare automata a datelor.
  Registrele de contabilitate si formularele comune pe economie, care nu au regim special de înseriere si numerotare, privind activitatea financiara si contabila pot fi adaptate în functie de specificul si necesitatile persoanelor prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu conditia respectarii continutului minimal de informatii si a normelor de întocmire si utilizare a acestora. Acestea pot fi pretiparite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor.
  Numarul de exemplare al formularelor care nu au regim special de înseriere si numerotare poate fi diferit de cel prevazut în prezentele norme, în conditiile în care procedurile proprii privind organizarea si conducerea contabilitatii impun acest lucru.
  În situatia în care persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, încredinteaza activitatea de întocmire a documentelor justificative si financiar-contabile unor persoane fizice sau juridice, în baza unui contract de prestari de servicii, normele de întocmire si utilizare a formularelor respective se adapteaza în mod corespunzator, fiind obligatoriu sa se prevada în contract clauze referitoare la întocmirea si utilizarea formularelor în aceste conditii.
  Formularele comune pe economie, care nu au regim special de înseriere si numerotare, privind reflectarea în contabilitate a operatiunilor legate de taxa pe valoarea adaugata (Jurnal pentru vânzari, Jurnal pentru cumparari s.a.) sunt cele aprobate prin ordin al ministrului finantelor publice în conformitate cu prevederile Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare.
  Neîntocmirea, întocmirea eronata si/sau neutilizarea documentelor justificative si financiar-contabile, conform prevederilor prezentelor norme metodologice, se sanctioneaza potrivit dispozitiilor legale.

  B. Registrele de contabilitate

  8. Potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-1-2) si Cartea mare (cod 14-1-3).
  Registrele de contabilitate se utilizeaza în stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta în mod ordonat si astfel completate încât sa permita, în orice moment, identificarea si controlul operatiunilor contabile efectuate.
  Registrele de contabilitate se pot prezenta sub forma de registru, foi volante sau listari informatice, dupa caz.
  Numerotarea paginilor registrelor se va face în ordine crescatoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completarii lor.
  9. Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu în care se înregistreaza, în mod cronologic, toate operatiunile economico-financiare.
  Operatiunile de aceeasi natura, realizate în acelasi loc de activitate (atelier, sectie etc.), pot fi recapitulate într-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care sta la baza înregistrarii în Registrul-jurnal.
  Unitatile pot utiliza jurnale auxiliare pentru operatiunile de casa si banca, decontarile cu furnizorii, situatia încasarii-achitarii facturilor etc.
  Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: felul, numarul si data documentului justificativ, explicatii privind operatiunile respective si conturile sintetice debitoare si creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate.
  Unitatile care utilizeaza jurnale auxiliare pot înregistra în Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.
  10. Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu în care se înregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate în functie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.
  Registrul-inventar se întocmeste la înfiintarea unitatii, cel putin o data pe an pe parcursul functionarii unitatii, cu ocazia fuziunii, divizarii sau încetarii activitatii, precum si în alte situatii prevazute de lege pe baza de inventar faptic.
  În acest registru se înscriu, într-o forma recapitulativa, elementele inventariate dupa natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecarui post al bilantului.
  Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarui cont de activ si de pasiv. Elementele de activ si de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul acestora.
  În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistreaza soldurile existente la data inventarierii, la care se adauga rulajele intrarilor si se scad rulajele iesirilor de la data inventarierii pâna la data încheierii exercitiului financiar.
  11. Cartea mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu în care se înregistreaza lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteza si sistematizare si contine simbolul contului debitor si al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului pentru fiecare luna a anului curent. Registrul Cartea mare poate contine câte o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare sta la baza întocmirii balantei de verificare.
  Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fisa de cont pentru operatiuni diverse.
  Editarea Cartii mari se va efectua numai la cererea organelor de control sau în functie de necesitatile proprii.
  12. Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Registrul Cartea mare se pastreaza în unitate timp de 10 ani de la data încheierii exercitiului financiar în cursul caruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare.
  Persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, care utilizeaza, potrivit legii, registre si formulare specifice privind activitatea financiara si contabila, reglementate prin actele normative în vigoare, vor proceda la înscrierea datelor în aceste registre si formulare potrivit normelor specifice, prezentate în actele normative respective, precum si a prezentelor norme privind documentele justificative si financiar-contabile.

  C. Formele de înregistrare în contabilitate

  13. Formele de înregistrare în contabilitate reprezinta sistemul de registre, formulare si documente contabile corelate între ele, care servesc la înregistrarea cronologica si sistematica în contabilitate a operatiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exercitiului financiar.
  14. Principalele forme de înregistrare în contabilitate a operatiunilor economico-financiare în cazul unitatilor care conduc contabilitatea în partida dubla sunt: "pe jurnale", "maestru-sah" si forma combinata "maestru-sah cu jurnale".
  15. În cadrul formei de înregistrare în contabilitate "pe jurnale", principalele registre si formulare care se utilizeaza sunt:
  - Registrul-jurnal (cod 14-1-1);
  - Registrul-inventar (cod 14-1-2);
  - Cartea mare (cod 14-1-3);
  - Jurnale auxiliare;
  - Balanta de verificare.
  Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizeaza pentru înregistrarea cronologica a tuturor operatiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative. Pentru operatiunile care nu au la baza documente justificative se întocmeste Nota de contabilitate (cod 14-6-2/A).
  Notele de contabilitate se întocmesc pe baza de note justificative sau note de calcul si se înregistreaza în mod cronologic în Registrul-jurnal.
  Unitatile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de operatiuni, cum sunt:
  1. Jurnal privind operatiunile de casa si banca (cod 14-6-5);
  2. Jurnal privind decontarile cu furnizorii (cod 14-6-6);
  3. Situatia încasarii-achitarii facturilor (cod 14-6-7);
  4. Jurnal privind consumurile si alte iesiri de stocuri (cod 14-6-8);
  5. Jurnal privind salariile si contributia pentru asigurari sociale, protectia sociala a somerilor si asigurarile de sanatate (cod 14-6-10);
  6. Jurnal privind operatiuni diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a).
  Lunar, sau la alta perioada prevazuta de lege, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare înregistrate în cursul lunii (perioadei), totaluri care se înscriu în Registrul-jurnal.
  Contabilitatea analitica se poate tine fie direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare tipizate comune (fisa de cont analitic pentru valori materiale, fisa de cont pentru operatiuni diverse etc.) sau specifice, folosite în acest scop.
  Pentru unele conturi, pe lânga jurnalul privind operatiunile de credit se întocmeste si situatia privind operatiunile de debit.
  Înregistrarile în jurnale se fac în mod cronologic în tot cursul lunii (perioadei) sau numai la sfârsitul lunii (perioadei), fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza documentelor centralizatoare întocmite pentru operatiunile aferente lunii (perioadei) respective, care sunt consemnate cronologic în acestea.
  Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare contabila care cuprinde toate conturile sintetice si reflecta existenta si miscarea tuturor elementelor de activ si de pasiv, la un moment dat.
  Cartea mare serveste la stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor conturilor sintetice si sta la baza întocmirii balantei de verificare a conturilor sintetice.
  Pentru stabilirea rulajelor, se preia în Cartea mare rulajul creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se stabileste prin totalizarea sumelor preluate din coloanele de conturi corespondente ale jurnalelor.
  Soldul debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste în functie de rulajele debitoare si creditoare ale contului respectiv, tinându-se seama de soldul de la începutul anului, care se înscrie pe rândul destinat în acest scop.
  Balanta de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactitatii înregistrarilor contabile si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica, precum si principalul instrument pe baza caruia se întocmesc situatiile financiare.
  Balanta de verificare a conturilor sintetice, precum si balantele de verificare ale conturilor analitice se întocmesc cel putin anual, la încheierea exercitiului financiar sau la termenele de întocmire a situatiilor financiare periodice, la alte perioade prevazute de actele normative în vigoare, si ori de câte ori se considera necesar.
  16. În cadrul formei de înregistrare "maestru-sah", principalele registre si formulare care se utilizeaza sunt:
  - Registrul-jurnal (cod 14-1-1);
  - Registrul-inventar (cod 14-1-2);
  - Cartea mare (sah - cod 14-1-3/a);
  - Balanta de verificare.
  Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizeaza pentru înregistrarea cronologica a tuturor operatiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, la fel ca în cazul formei de înregistrare "pe jurnale".
  În vederea înregistrarii în Registrul-jurnal, documentele justificative sunt supuse prelucrarii contabile (sortare pe feluri de operatiuni, verificare, evaluare, contare). Daca pentru acelasi fel de operatiuni exista mai multe documente justificative, acestea se totalizeaza cu ajutorul documentelor cumulative întocmite fie pentru debitul, fie pentru creditul contului care reflecta asemenea operatiuni.
  Pentru operatiunile care nu au la baza documente justificative se întocmeste Nota de contabilitate (cod 14-6-2A).
  Cartea mare (sah - cod 14-1-3/a) este documentul de sistematizare a înregistrarilor contabile în conturile sintetice.
  Înregistrarile în Cartea mare (sah) se fac pe baza documentelor justificative, a documentelor cumulative si a notelor de contabilitate, cronologic, zilnic, lunar sau ori de câte ori este nevoie. Înregistrarea în acest document, deschis pentru fiecare cont sintetic, este precedata de înregistrarea în Registrul-jurnal.
  La sfârsitul lunii (perioadei), pentru fiecare cont sintetic din Cartea mare (sah) se stabilesc totaluri ale rulajului contului debitor sau creditor si ale conturilor corespondente. Totalurile sumelor conturilor corespondente trebuie sa fie egale cu rulajul debitor sau creditor al contului respectiv.
  Contabilitatea analitica se tine cu ajutorul formularelor comune (fisa de cont pentru operatiuni diverse, fisa de cont analitic pentru valori materiale) sau cu ajutorul formularelor specifice folosite în acest scop.
  Balanta de verificare se întocmeste pe baza totalurilor preluate din Cartea mare (sah), respectiv din fisele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic.
  Pentru verificarea înregistrarilor în contabilitatea analitica se pot întocmi balante de verificare analitice. La institutiile publice, balantele de verificare sintetice se întocmesc lunar, iar balantele de verificare analitice, cel mai târziu la sfârsitul trimestrului pentru care se întocmesc situatiile financiare.
  17. În cazul utilizarii formei de înregistrare combinata "maestru-sah cu jurnale", pe lânga fomularele mentionate la forma de înregistrare "maestru-sah" se utilizeaza jurnalele auxiliare specifice formei de înregistrare "pe jurnale".
  În Cartea mare (sah), pentru fiecare cont sintetic, totalurile lunare stabilite în jurnal se înscriu atât în coloana destinata rulajului debitor sau creditor, cât si în coloanele conturilor corespondente.
  La institutiile publice si persoanele juridice fara scop patrimonial se poate folosi forma de înregistrare în contabilitate "maestru-sah simplificat". În acest caz, contabilitatea sintetica se tine pe Fise de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a), deschise pentru fiecare cont sintetic în Cartea mare (sah), iar contabilitatea analitica se tine pe fisele mentionate la forma de înregistrare "maestru-sah". Evidenta analitica a creditelor bugetare, platilor de casa si a cheltuielilor efective se tine cu ajutorul Fisei pentru operatiuni bugetare (cod 14-6-23).
  Primariile comunale utilizeaza urmatoarele registre de contabilitate:
  - Registrul-inventar;
  - Registru pentru evidenta mijloacelor fixe;
  - Fisa de cont analitic pentru valori materiale, sub forma de registru;
  - Registru pentru evidenta veniturilor;
  - Registru pentru evidenta cheltuielilor si altor operatii.

  D. Metodele de conducere a contabilitatii analitice a bunurilor

  18. Contabilitatea analitica a bunurilor se poate tine pe baza uneia din urmatoarele metode, operativ-contabila, cantitativ-valorica, global-valorica.
  Metoda operativ-contabila se poate aplica pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, marfurilor si ambalajelor.
  Metoda cantitativ-valorica se poate folosi pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, marfurilor, animalelor si ambalajelor.
  Metoda global-valorica se poate utiliza pentru contabilitatea analitica a marfurilor si ambalajelor din unitatile de desfacere cu amanuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar, echipamentelor de protectie în folosinta, precum si altor categorii de bunuri.
  19. Metoda operativ-contabila consta în tinerea, în cadrul fiecarei gestiuni, a evidentei cantitative a bunurilor, pe feluri, cu ajutorul fiselor de magazie. În contabilitate, aceasta metoda consta în tinerea evidentei valorice pe conturi de materiale, desfasurate valoric pe gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dupa caz.
  Controlul exactitatii înregistrarilor din evidenta gestiunilor si din contabilitate se asigura prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fisele de magazie în registrul stocurilor.
  În metoda operativ-contabila se pot folosi urmatoarele formulare comune pe economie:
  - Fisa de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a, dupa caz);
  - Fisa de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22);
  - Borderou de predare a documentelor (cod 14-3-7);
  - Registrul stocurilor (cod 14-3-11).
  Fisele de magazie servesc pentru evidenta cantitativa, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar în contabilitate, pentru controlul operatiunilor înregistrate de gestionar sau persoana desemnata, pentru preluarea în registrul stocurilor a cantitatilor aflate în stoc, precum si pentru calculul valorii bunurilor existente în stoc la sfârsitul lunii (perioadei), în scopul confruntarii cu datele din contabilitatea sintetica.
  La gestiune, fisele de magazie se tin în ordinea în care sunt înscrise materialele în registrul stocurilor. În aceste fise, cantitatile se înregistreaza zilnic de gestionar sau persoana desemnata, pe baza documentelor de intrare (factura, aviz de însotire a marfii, nota de receptie si constatare de diferente etc.) si a documentelor de iesire (bon de consum, fisa limita de consum, aviz de însotire a marfii, factura etc.), pozitie cu pozitie.
  Erorile constatate în evidenta gestiunilor se corecteaza în prezenta persoanei care raspunde de înregistrarile efectuate în fisele de magazie, iar abaterile de la regulile de întocmire si utilizare a documentelor se aduc la cunostinta conducatorului compartimentului financiar-contabil sau a persoanei desemnate sa conduca contabilitatea, dupa caz, pentru stabilirea masurilor care se impun.
  Semnatura persoanei desemnate pentru evidenta stocurilor în fisele de magazie constituie dovada verificarii înregistrarilor efectuate si preluarii documentelor de intrare si de iesire a materialelor.
  Preluarea documentelor privind miscarea stocurilor se face pe baza Borderoului de predare a documentelor (cod 14-3-7).
  În contabilitate, documentele privind miscarea stocurilor se grupeaza pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la terti, consum intern etc.) si, în cadrul acestora, pe conturi de materiale si gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dupa caz.
  Intrarile sau iesirile de bunuri de natura stocurilor se înregistreaza în contabilitatea sintetica si analitica, fie direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor situatii întocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea datelor din documentele privind miscarea stocurilor.
  Verificarea înregistrarilor efectuate în conturile de stocuri si fisele de magazie se face cu ajutorul Registrului stocurilor (cod 14-3-11). În acest scop, în registrul stocurilor, la sfârsitul fiecarei luni (perioade), se înscriu pe feluri de stocuri, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe, stocurile cantitative din fisele de magazie, se calculeaza valoarea cantitatilor aflate în stoc pe baza preturilor de înregistrare si se totalizeaza valoarea acestora pe pagini ale registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi si magazii (depozite).
  În masura în care nu se constata diferente între valoarea cantitatilor în stoc din fisele de magazie si soldurile conturilor de materiale din contabilitate, registrul stocurilor se poate întocmi trimestrial.
  În cazul în care se constata ca exista frecvente diferente între soldurile conturilor de stocuri din registrul stocurilor si cele din contabilitate, provenind din înregistrarea operatiunilor, evaluarea cantitatilor de stocuri din documentele de intrare si de iesire, prelucrarea acestora etc., diferentele respective pot fi localizate printr-o noua centralizare a intrarilor si iesirilor valorice de materiale, pe grupe sau feluri de materiale, iar totalurile obtinute se confrunta cu datele din registrul stocurilor.
  20. Pentru produse finite si produse reziduale, metoda operativ-contabila se aplica în acelasi mod ca si pentru stocuri de materii prime si materiale consumabile. În acest caz, evidenta cantitativa pe feluri de produse se tine la magazie (depozit) cu ajutorul fiselor de magazie, iar evidenta valorica se tine în contabilitate cu ajutorul contului sintetic de produse finite, desfasurat în analitic pe gestiuni, în care înregistrarile se fac pe baza datelor obtinute prin centralizarea zilnica a documentelor de miscare a produselor respective.
  Verificarea înregistrarilor la sfârsitul lunii (perioadei) se face, de asemenea, cu ajutorul registrului stocurilor în care se stabilesc soldurile pe feluri de produse finite si pe total cont, prin transcrierea cantitatilor în stoc din fisele de magazie si evaluarea acestora pe baza preturilor de înregistrare.
  21. Metoda cantitativ-valorica pentru materii prime, materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar în depozit, semifabricate, produse finite, produse reziduale, marfuri, animale si ambalaje consta în tinerea evidentei cantitative pe feluri de stocuri în cadrul fiecarei gestiuni, iar în contabilitate - a celei cantitativ-valorice. Conturile sintetice care reflecta stocurile de valori materiale se desfasoara în analitic pe gestiuni. Verificarea exactitatii înregistrarilor din evidenta de la locurile de depozitare si din contabilitate se efectueaza prin punctajul periodic dintre cantitatile operate în fisele de magazie si cele din fisele de cont analitic din contabilitate.
  În metoda cantitativ-valorica se pot folosi urmatoarele formulare comune pe economie:
  Fisa de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a, dupa caz);
  Fisa de cont analitic pentru valori materiale (cod 14-3-10);
  Fisa de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22);
  Borderou de predare a documentelor (cod 14-3-7);
  Balanta analitica a valorilor materiale (cod 14-6-30/c).
  Evidenta cantitativa a materialelor se tine la gestiune cu ajutorul fiselor de magazie, care se tin în ordinea fiselor de cont analitic din contabilitate. În fisele de magazie, înregistrarile se fac zilnic, de gestionar sau persoana desemnata, pe baza documentelor de intrare si de iesire a materialelor. Dupa înregistrare, documentele respective se predau la contabilitate pe baza de borderou. În contabilitate, documentele se înregistreaza în fisele de cont analitic pentru valori materiale si se stabilesc stocurile si soldurile, dupa ce în prealabil s-a verificat modul de emitere si completare a documentelor privind miscarea materialelor. De asemenea, pe baza acelorasi documente se întocmesc situatiile centralizatoare privind intrarile si iesirile de materiale pentru înregistrare în contabilitatea sintetica.
  Controlul înregistrarilor din conturile sintetice si cele analitice ale stocurilor se asigura cu ajutorul balantei de verificare analitice, întocmita separat pentru fiecare cont de stoc.
  În vederea întocmirii balantei de verificare este necesar sa se efectueze controlul asupra concordantei stocurilor scriptice din fisele de magazie cu cele din fisele de cont analitic pentru valori materiale.
  În cazul institutiilor publice cu mai multe gestiuni distincte, precum si în cazul institutiilor care au subunitati cu una sau mai multe gestiuni, dar care nu au compartimente proprii de contabilitate, contabilitatea analitica a stocurilor se poate asigura, în cadrul compartimentului financiar-contabil al institutiei al carei conducator are calitatea de ordonator de credite, cu ajutorul Fisei de evidenta a materialelor si a materialelor de natura obiectelor de inventar pe locuri de folosinta (cod 14-3-9/a) în locul Fisei de cont analitic pentru valori materiale (cod 14-3-10).
  22. Metoda cantitativ-valorica pentru evidenta analitica a produselor finite si produselor reziduale se aplica în acelasi mod ca si pentru celelalte stocuri, cu urmatoarele particularitati:
  - atât intrarile, cât si iesirile valorice pot fi înregistrate în fisele de cont analitic pentru stocuri numai lunar, prin înmultirea cantitatilor totale de produse finite si produse reziduale cu preturile unitare respective, fara a mai fi necesara evaluarea cantitatilor de produse în documente,
  - pentru controlul înregistrarilor din contabilitatea sintetica si cea analitica a produselor finite, în locul balantei de verificare se poate folosi registrul stocurilor.
  23. Metoda global-valorica se aplica pentru evidenta marfurilor si ambalajelor aflate în unitatile de desfacere cu amanuntul (magazine, restaurante, bufete etc.), folosindu-se formularul comun "Fisa de cont pentru operatiuni diverse" (cod 14-6-22) si raportul de gestiune, dupa caz.
  Potrivit acestei metode, contabilitatea analitica a marfurilor si ambalajelor se tine global-valoric, atât la gestiune, cât si în contabilitate, iar controlul concordantei înregistrarilor din evidenta gestiunii si din contabilitate se efectueaza numai valoric la perioade stabilite de unitate.
  Raportul de gestiune se completeaza pe baza documentelor de intrare si de iesire a marfurilor si ambalajelor si de depunere a numerarului din vânzare, iar în fisele valorice (tinute pe gestiuni în cadrul conturilor de marfuri si ambalaje din contabilitate), înregistrarile se fac pe baza acelorasi documente.
  Soldurile valorice ale marfurilor si ambalajelor aflate în gestiune se verifica pe baza raportului de gestiune predat la contabilitate, sau cu ocazia inventarierii, dupa caz.
  24. Metoda global-valorica se foloseste, de asemenea, pentru evidenta rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor destinate ambalarii, precum si la alte categorii de bunuri. În acest caz, evidenta cantitativa se poate tine pe feluri de rechizite, imprimate, materiale pentru ambalare etc., la locurile de gestionare, cu ajutorul Fiselor de magazie (cod 14-3-8), care se completeaza de gestionar sau persoana desemnata.
  Evidenta valorica a miscarilor se tine în contabilitate, pe gestiuni, în cadrul contului de materiale consumabile, cu ajutorul Fiselor de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22). Înregistrarile în fisele de magazie se fac pe baza documentelor de intrare si de iesire a materialelor consumabile respective si se preiau de catre contabilitatea stocurilor, în prealabil facându-se verificarea înregistrarilor din fisele de magazie. Prin centralizarea datelor din documentele respective se asigura înregistrarea acestora atât în fisele valorice pe gestiuni, cât si în conturile sintetice de stocuri.
  25. Pentru materialele de natura obiectelor de inventar în folosinta se tine numai evidenta cantitativa cu ajutorul formularului Fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinta (cod 14-3-9).
  În contabilitate, evidenta valorica se tine cu ajutorul Fisei de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22), pe sectii (locuri de munca, unitati etc.), în care înregistrarile se fac valoric în functie de intrari si iesiri (scoateri din uz).
  Documentele ce se întocmesc pentru darea în folosinta, în conditiile în care se returneaza obiectul de inventar uzat, nu se înregistreaza în evidenta magaziei (depozitului), dar se confrunta la sfârsitul fiecarei luni cu procesele-verbale pentru scoaterea din functiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale si se anexeaza la acestea.
  Controlul exactitatii înregistrarilor se efectueaza la perioadele stabilite de unitate si cu ocazia inventarierilor, evaluându-se stocurile existente pe baza Listelor de inventariere (cod 14-3-12/a) si confruntându-se soldul astfel obtinut cu soldul conturilor respective din contabilitate.
  26. Contabilitatea analitica a SDV-urilor speciale si AMC-urilor se tine la gestiunea de SDV-uri si AMC-uri, cantitativ, pe persoanele sau comenzile pentru care sunt destinate, cu ajutorul Fisei de magazie (cod 14-3-8), iar în contabilitate, global-valoric, la nivel de produs.

  E. Reconstituirea documentelor justificative si contabile pierdute, sustrase sau distruse

  27. Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme.
  28. Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa încunostinteze, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducatorul unitatii (administratorul unitatii, ordonatorul de credite sau alta persoana care are obligatia gestionarii unitatii respective).
  În termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicarii, conducatorul unitatii trebuie sa încheie un proces-verbal, care sa cuprinda:
  - datele de identificare a documentului disparut;
  - numele si prenumele salariatului responsabil cu pastrarea documentului;
  - data si împrejurarile în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.
  Procesul-verbal se semneaza de catre:
  - conducatorul unitatii;
  - conducatorul compartimentului financiar-contabil al unitatii sau persoana împuternicita sa îndeplineasca aceasta functie;
  - salariatul responsabil cu pastrarea documentului si
  - seful ierarhic al salariatului responsabil cu pastrarea documentului, dupa caz.
  Salariatul responsabil este obligat ca, odata cu semnarea procesului-verbal, sa dea o declaratie scrisa asupra împrejurarilor în care a disparut documentul respectiv.
  Când disparitia documentelor se datoreaza însusi conducatorului unitatii, masurile prevazute de prezentele norme se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie, dupa caz.
  29. Ori de câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se încunostinteaza imediat organele de urmarire penala.
  30. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire", întocmit separat pentru fiecare caz.
  Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate lucrarile efectuate în legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut, si anume:
  - sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului;
  - procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii si declaratia salariatului respectiv;
  - dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a salariatului vinovat, dupa caz;
  - dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului;
  - o copie a documentului reconstituit.
  31. În cazul în care documentul disparut a fost emis de alta unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitenta. În acest caz, unitatea emitenta va trimite unitatii solicitatoare, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.
  32. Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu si vizibil mentiunea "RECONSTITUIT", cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.
  Documentele reconstituite conform prezentelor norme constituie baza legala pentru efectuarea înregistrarilor în contabilitate.
  Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate. În acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suporta paguba adusa unitatii, salariatilor sau altor unitati, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor legale.
  33. Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc raspunderi materiale, care cuprind si eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective.
  Gasirea ulterioara a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sanctiunilor aplicate, în conditiile legii.
  În cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal, si se pastreaza împreuna cu procesul-verbal în dosarul de reconstituire.
  34. Conducatorii unitatilor vor lua masuri pentru asigurarea înregistrarii si evidentei curente a tuturor lucrarilor întocmite, primite sau expediate, stabilirea si evidenta responsabililor de pastrarea acestora, evidenta tuturor reconstituirilor de documente, precum si pentru pastrarea dosarelor de reconstituire, pe toata durata de pastrare a documentului reconstituit.

  F. Arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile

  35. Persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, au obligatia pastrarii în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlaltor documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza înregistrarii în contabilitate.
  Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz.
  Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlul oneros, de catre alte persoane juridice române, care dispun de conditii corespunzatoare. Si în acest caz, raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.
  Unitatea care a încredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, va înstiinta organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie.
  Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.
  Organele de control ale Ministerului Finantelor Publice pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile si în alte locatii decât la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator.
  36. Termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu începere de la data încheierii exercitiului financiar în cursul caruia au fost întocmite, cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza timp de 50 de ani.
  37. În caz de încetare a activitatii, persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, predau documentele la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie.
  38. Arhivarea documentelor justificative si contabile se face în conformitate cu prevederile legale si cu urmatoarele reguli generale:
  - documentele se grupeaza în dosare, numerotate, snuruite si parafate;
  - gruparea documentelor în dosare se face cronologic si sistematic, în cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. În cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
  - dosarele continând documente justificative si contabile se pastreaza în spatii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
  - evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, în care sunt evidentiate dosarele si documentele intrate în arhiva, precum si miscarea acestora în decursul timpului.
  39. Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie sub conducerea administratorului sau ordonatorului de credite, dupa caz. În aceasta situatie se întocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

  G. Criteriile minimale privind programele informatice utilizate în activitatea financiara si contabila

  40. Sistemul informatic de prelucrare automata a datelor la nivelul fiecarei unitati trebuie sa asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu normele contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice.
  La elaborarea si adaptarea programelor informatice vor fi avute în vedere urmatoarele:
  a) cuprinderea în procedurile de prelucrare, a reglementarilor în vigoare si a posibilitatii de actualizare a acestor proceduri, în functie de modificarile intervenite în legislatie;
  b) cunoasterea adecvata a functiilor sistemului de prelucrare automata a datelor, de catre personalul implicat si respectarea acestora;
  c) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protectiei lor împotriva unor accese neautorizate, realizarea confidentialitatii datelor din sistemul informatic;
  d) stabilirea tipului de suport pentru pastrarea datelor de intrare, intermediare sau de iesire;
  e) solutionarea eventualelor erori care pot sa apara în functionarea sistemului informatic;
  f) verificarea completa sau prin sondaj a modului de functionare a procedurilor de prelucrare prevazute de sistemul informatic;
  g) verificarea totala sau prin sondaj a operatiunilor economico-financiare înregistrate în contabilitate, astfel încât acestea sa fie efectuate în concordanta stricta cu prevederile actelor normative care le reglementeaza;
  h) verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.
  41. Sistemele informatice de prelucrare automata a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie sa raspunda la urmatoarele criterii considerate minimale:
  a) sa asigure concordanta stricta a rezultatului prelucrarilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaza;
  b) sa precizeze tipul de suport care asigura prelucrarea datelor în conditii de siguranta;
  c) fiecare data înregistrata în contabilitate trebuie sa se regaseasca în continutul unui document, la care sa poata avea acces atât beneficiarii, cât si organele de control;
  d) sa asigure listele operatiunilor efectuate în contabilitate pe baza de documente justificative care sa fie numerotate în ordine cronologica, interzicându-se inserari, intercalari, precum si orice eliminari sau adaugiri ulterioare;
  e) sa asigure reluarea automata în calcul a soldurilor conturilor obtinute anterior;
  f) sa asigure conservarea datelor pe o perioada de timp care sa respecte prevederile Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata;
  g) sa precizeze procedurile si suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situatiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;
  h) sa nu permita inserari, modificari sau eliminari de date pentru o perioada închisa;
  i) sa asigure urmatoarele elemente constitutive ale înregistrarilor contabile:
  - data efectuarii înregistrarii contabile a operatiunii;
  - jurnalul de origine în care se regasesc înregistrarile contabile;
  - numarul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);
  j) sa asigure confidentialitatea si protectia informatiilor si a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informatii, copii de siguranta pentru programe si informatii;
  k) sa asigure listari clare, inteligibile si complete, care sa contina urmatoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagina, dupa caz:
  - tipul documentului sau al situatiei;
  - denumirea unitatii;
  - perioada la care se refera informatia;
  - datarea listarilor;
  - paginarea cronologica;
  - precizarea programului informatic si a versiunii utilizate;
  l) sa asigure listarea ansamblului de situatii financiare si documente de sinteza necesare conducerii operative a unitatii;
  m) sa asigure respectarea continutului de informatii prevazut pentru formulare;
  n) sa permita, în orice moment, reconstituirea continutului conturilor, listelor si informatiilor supuse verificarii; toate soldurile conturilor trebuie sa fie rezultatul unei liste de înregistrari si al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie sa aiba la baza elemente de identificare a datelor supuse prelucrarii;
  o) sa nu permita:
  - deschiderea a doua conturi cu acelasi simbol;
  - modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;
  - suprimarea unui cont în cursul exercitiului financiar curent sau aferent exercitiului financiar precedent, daca acesta contine înregistrari sau sold;
  - editarea a doua sau a mai multor documente de acelasi tip, cu acelasi numar si continut diferit de informatii;
  p) sa permita suprimarea unui cont care nu are înregistrari pe parcursul a cel putin doi ani (exercitii financiare), în mod automat sau manual;
  r) sa prevada în documentatia produsului informatic modul de organizare si tipul sistemului de prelucrare:
  - monopost sau multipost;
  - monosocietate sau multisocietate;
  - retea de calculatoare;
  - portabilitatea fisierelor de date;
  s) sa precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:
  - preluari pe loturi cu control ulterior;
  - preluari în timp real cu efectuarea controlului imediat;
  - combinarea celor doua tipuri;
  t) sa permita culegerea unui numar nelimitat de înregistrari pentru operatiunile contabile;
  u) sa posede documentatia tehnica de utilizare a programelor informatice necesara exploatarii optime a acestora;
  v) sa respecte reglementarile în vigoare cu privire la securitatea datelor si fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automata a datelor.
  42. Elaboratorii de programe informatice au obligatia de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind întretinerea si adaptarea produselor livrate, precum si clauze privind eliminarea posibilitatilor de modificare a procedurilor de prelucrare automata a datelor de catre utilizatori.
  Unitatile de informatica sau persoanele care efectueaza lucrari cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automata a datelor poarta raspunderea prelucrarii cu exactitate a informatiilor din documente, iar beneficiarii raspund pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.
  43. Utilizatorul trebuie:
  - sa se asigure de perenitatea documentatiei, a surselor în diferite versiuni ale produsului-program, în cazul disparitiei prestatorului de servicii sau a distribuitorului de produse-program;
  - sa organizeze salvarea si arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare, astfel încât informatiile sa poata fi reprocesate ulterior prin acelasi lant informatic si în conditiile de exploatare reconstituite;
  - sa detina la sediul sau, pe perioada neprescrisa, manualul de utilizare complet si actualizat al fiecarui produs-program utilizat.
  44. Pe perioada neprescrisa se va organiza o gestiune a versiunilor, modificarilor, corecturilor si schimbarilor de sistem informatic, produse-program si sistem de calcul.
  Daca unitatea, în cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie sa se efectueze o reconciliere între datele arhivate si versiunile noi ale produselor-program si ale echipamentelor de calcul.
  Arhivele pe suport magnetic trebuie "împrospatate" periodic pentru a le asigura lizibilitatea, respectiv accesibilitatea.
  45. Responsabilitatile ce revin personalului unitatii cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automata a datelor se stabilesc prin regulamente interne.

  H. Conditiile în care se pot întocmi, edita si arhiva electronic registrele, jurnalele si alte documente financiar-contabile

  46. Din punct de vedere al bazei de date sa existe posibilitatea reconstituirii în orice moment a continutului registrelor, jurnalelor si altor documente financiar-contabile.
  47. Registrele, jurnalele si alte documente financiar-contabile, care se arhiveaza pe suport WORM (Write Once Read Many), sa fie semnate de persoana care le întocmeste, în conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica.
  48. Sa existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând masurile tehnice si organizatorice care sa asigure urmatoarele cerinte minimale:
  a) confidentialitatea si integritatea comunicatiilor;
  b) confidentialitatea si nonrepudierea tranzactiilor;
  c) confidentialitatea si integritatea datelor;
  d) împiedicarea, detectarea si monitorizarea accesului neautorizat în sistem;
  e) restaurarea informatiilor gestionate de sistem în cazul unor calamitati naturale, evenimente imprevizibile, prin:
  - arhivarea datelor utilizând tehnologia WORM (Write Once Read Many), care sa permita inscriptionarea o singura data si accesarea ori de câte ori este nevoie a informatiilor stocate;
  - înregistrarea datelor din documentele financiar-contabile în timp real, în alt sistem de calcul, cu aceleasi caracteristici, care sa fie amplasat într-o alta locatie.
  49. Sa se asigure listarea tuturor registrelor, jurnalelor si formularelor la cererea organelor de control.