Texte de legi romane si europene

  Glosar 
  Executant 
  Executant este un termen generic folosit in acest ghid. Se refera la compania de proiectare care elaboreaza proiectul de inchidere a minei, la contractorul care executa lucrarile de inchidere sau la dirigintele/asistenta tehnica care supervizeaza lucrarile, in functie de faza in care se afla procesul de inchidere a minei. 
  Autoritatea contractanta 
  Autoritatea contractanta se refera la acele entitati care prin lege sunt desemnate sa efectueze lucrari de inchidere a minelor in numele titularului/operatorului minier. 
  Partile interesate 
  Partile interesate se refera la persoanele, grupurile de persoane sau alte entitati care au un interes in si/sau sunt afectate de procesul inchiderii minelor. 
  Comunitatea locala 
  Comunitatea locala se refera la cetatenii orasului sau satului afectat de procesul inchiderii minei, dar si la cetatenii comunitatilor invecinate, in cazul in care si acestea sunt afectate de inchiderea minei respective. 

  Introducere  
  Acest document furnizeaza indrumari privind informarea, consultarea si facilitarea publica pentru inchiderea minelor in Romania. Indrumarile au la baza anii de experienta din Romania in activitatile de inchidere a minelor si, de asemenea, experienta internationala si standardele Bancii Mondiale, ale IFC si ale altor organizatii. 
  Informarea, consultarea si facilitarea publica sunt necesare nu numai ca parte a unui sistem de guvernare responsabil, dar si pentru ca aduc o contributie la imbunatatirea calitatii proiectului de inchidere a minelor, previn eventualele pierderi sau intarzieri ale proiectului si aduc alte beneficii, cum ar fi: 
  ▪ Informarea partilor interesate relevante si furnizarea unei platforme pentru discutii deschise asupra aspectelor locale legate de proiect. 
  ▪ Oferirea posibilitatilor de a face comentarii la optiunile proiectului si garantia ca niciun aspect major legat de proiect nu va fi trecut cu vederea de catre proiectant. 
  ▪ Reducerea eventualelor conflicte printr-un proces de comunicare/consultare deschis si transparent. 
  ▪ Facilitarea abordeaza problemele ridicate de comunitate si ajuta la includerea particularitatilor locale in elaborarea proiectului. 
  ▪ Sprijinirea procesului de luare a deciziilor pentru identificarea unei optiuni sustenabile si eficiente din punctul de vedere al costurilor. 
  Scopul acestui ghid este de a asigura ca informarea, consultarea si facilitarea publica devin parte integranta a procesului de planificare si implementare a proiectelor de inchidere a minelor si ca responsabilitatea va fi alocata inca din stadiul incipient al proiectarii. Ghidul se aplica aspectelor tehnice si de infrastructura ale procesului de inchidere a minelor cu capital de stat aflate in portofoliul ministerului de resort. 
  Acest ghid ia in considerare Cadrul general de management al mediului pentru inchiderea minelor al Guvernului Romaniei, in care facilitarea publica este considerata esentiala. Se mai iau de asemenea in considerare obligatiile stipulate in legislatia romaneasca de a organiza consultari publice in cadrul evaluarii de mediu. 
 
  Definim termenii "informare", "consultare" si "facilitare publica", generic utilizati in acest document, dupa cum urmeaza: 
  Informarea publica reprezinta activitatea de a furniza oamenilor informatii obiective si echilibrate despre procesul inchiderii minelor sau de a permite membrilor publicului general accesul la informatii, atunci cand sunt interesati. Scopul este de a mari gradul de constientizare si intelegere a procesului de inchidere a minelor printre membrii comunitatii locale, precum si in mediul mai larg al partilor interesate. Prin furnizarea de informatii echilibrate si obiective, neintelegerile, motivele de ingrijorare si de opozitie ar putea fi evitate. 
  Consultarea publica reprezinta activitatea de a obtine reactiile si comentariile partilor interesate in legatura cu procesul de inchidere a minelor. Implica identificarea si luarea la cunostinta a problemelor ridicate, incorporarea acestora in procesul de proiectare a inchiderii minelor si furnizarea unui raspuns. 
  Facilitarea publica reprezinta activitatea de inlesnire a dialogului dintre comunitatea locala si alte parti interesate, executant si autoritatea contractanta in cazul aparitiei unor probleme sau motive de ingrijorare si are ca scop gasirea unei solutii comune. 
  Procesul de inchidere a minelor 
  Ghidul facilitatorului public pentru activitatile de inchiderea si ecologizarea minelor in Romania este un element esential in procesul de inchidere a minelor si de refacere a mediului, fiind parte integranta a acestuia. Inchiderea minelor are loc in urmatoarele etape: 
  -Etapa de pregatire 
  -Etapa de proiectare 
  -Etapa de executie a lucrarilor 
 
  -Etapa postexecutie 
  Etapa de pregatire este etapa in timpul careia sunt pregatite inchiderea minei si refacerea mediului inconjurator. Unele mine si-au incetat deja activitatea, dar altele e posibil sa fi fost oprite doar recent. Problemele care ar putea sa apara in timpul urmatoarelor etape vor fi influentate de acest factor. In mod normal, o mina care si-a incetat activitatea de curand va avea mai multe probleme pentru facilitare decat o mina care nu a functionat timp indelungat. 
  Proiectul inchiderii minei va fi realizat de o companie specializata de proiectare, iar implementarea lucrarilor va fi executata de un contractor. 
  In afara de faptul ca reprezinta o cerinta legala in cadrul procedurii de autorizare si de evaluare a impactului de mediu, scopul informarii, consultarii si facilitarii publice in timpul fazei de proiectare este de a asigura ca toate impacturile operatiilor asociate cu inchiderea minei au fost incluse in proiect si ca punctele de vedere ale partilor interesate au fost anticipate intr-o masura cat mai mare inca din faza de proiectare. 
  Odata acceptat proiectul, lucrarile vor fi atribuite prin licitatie unui contractor. Lucrarile pot dura de la cateva luni pana la mai multi ani. Scopul informarii si facilitarii publice in timpul implementarii lucrarilor este de a asigura ca partile interesate si comunitatea sunt informate in legatura cu evolutia lucrarilor si ca orice problema aparuta in timpul lucrarilor va fi comunicata si vor fi gasite solutii pentru rezolvarea ei. 
  Odata ce lucrarile au fost terminate, ele vor fi predate in mod oficial fostului titular sau, dupa caz, administratiei locale. Problemele aparute ulterior vor trebui in continuare abordate de contractor pe o perioada postexecutie de 2 ani. Partile interesate trebuie sa stie ca problemele si preocuparile legate de calitatea (sau deficientele) lucrarilor receptionate pot fi ridicate in perioada de raspundere pentru defecte si procedura de depunere a plangerilor si sesizarilor trebuie sa fie bine inteleasa. 
 
  Informarea, consultarea si facilitarea publica joaca un rol diferit in aceste etape. Deoarece publicul nu face intotdeauna distinctie intre aceste etape, este recomandabil ca facilitarea publica sa fie elaborata sub forma unui plan coerent, care sa fie dezvoltat inainte de a incepe proiectul si sa fie actualizat ori de cate ori este necesar. 
  Figura 1. Inchiderea minei pas cu pas*) 

   

  Implementarea procesului de informare, consultare si facilitare publica: 8 pasi catre facilitarea eficienta 
  Informatii generale 
  In continuare sunt descrisi cei 8 pasi pentru o facilitare publica eficienta in domeniul inchiderii minelor din Romania. Acesti pasi reprezinta elementele-cheie ale metodologiei prezentate in acest ghid, care se bazeaza pe diferitele etape ale unui proiect de inchidere a minelor: pregatire, proiectare, executie si postexecutie. Aceasta abordare este ilustrata in figura 1, reprezentand schematic etapizarea unui proces de inchidere a minelor. 
  Activitatile si instrumentele facilitarii publice intr-o abordare etapizata vor fi descrise pe larg in continuare si in anexa nr. 1. 
  Anexa nr. 2 cuprinde o trecere in revista a abilitatilor si atitudinii profesionale necesare pentru un facilitator public. 
  Pasul 1 - Stabilirea rolului facilitarii publice si elaborarea unui plan de informare si facilitare publica specific pentru fiecare amplasament - etapa de pregatire 
  Pasul 2 - Organizarea unei prime sesiuni de intalniri de informare si consultare - etapa de preproiectare 
  Pasul 3 - Raportarea catre comunitatea locala a primelor discutii cu autoritatea contractanta si cu executantul - etapa de proiectare 
  Pasul 4 - Organizarea celei de-a doua sesiuni de intalniri de informare si consultare, pe baza proiectului preliminar al inchiderii minei - etapa de proiectare 
  Pasul 5 - Organizarea celei de-a treia sesiuni de intalniri de informare si consultare, pe baza proiectului final al inchiderii minei, si anuntarea inceperii lucrarilor - finalizarea etapei de proiectare sau inceputul etapei de executie 
  Pasul 6 - Facilitarea problemelor si a preocuparilor aparute in timpul fazei de executie a proiectului - etapa de executie a proiectului 
  Pasul 7 - Organizarea intalnirilor finale de informare si consultare, pe baza finalizarii executiei lucrarilor de inchidere a minei - finalizarea etapei de executie 
  Pasul 8 - Facilitarea postexecutie - etapa postexecutie. 
 
  Pasul 1 - Stabilirea rolului facilitarii publice si pregatirea unui plan de informare si facilitare publica specific pentru fiecare amplasament - etapa de pregatire 

  Scop 
  Scopul pasului 1 este de a pregati temeinic procesul de facilitare publica, pentru ca acesta sa poata incepe bine documentat si fara intarzieri. Elemente-cheie in pregatire sunt: 
  -stabilirea rolului facilitatorului public in proiectarea inchiderii minei; 
  -intelegerea si acordul intre membrii Comitetului de inchidere implicati direct in procesul de proiectare a inchiderii minei, cum ar fi: contractorul, primarul, inginerul de supervizare etc., in legatura cu rolul si functia facilitarii publice; si 
  -evaluarea si analiza completa a partilor interesate de amplasament. Mai mult, acest pas ar trebui folosit pentru a pregati si a elabora toate instrumentele de informare si consultare de care este nevoie pentru a informa toate partile interesate cu privire la procesul de inchidere a minei. 
  Activitati 
  ▪ Numirea facilitatorului public si organizarea unei intalniri cu inginerul de supervizare, contractorul si primarul pentru a prezenta si a discuta functia facilitatorului public in proiect. 
  ▪ Pregatirea unei evidente a partilor interesate, pe baza ariei de intindere si a impactului operatiilor fostei mine. 
  ▪ Analiza partilor interesate 
  -caracteristicile demografice, culturale si sociale; 
  -identificarea potentialelor probleme legate de inchiderea minei pe grupuri de parti interesate (impactul poate fi fizic, economic, social, emotional etc.). 
  ▪ Planificarea si pregatirea unor instrumente de informare preliminare pentru anuntarea planului de inchidere a minei 
  -fisa de prezentare sau brosura; 
  -comunicatul de presa; 
  -ziarul local (publicarea unui editorial si/sau a unui anunt); 
  -poster. Acesta ar trebui sa includa o harta a amplasamentului, descrierea procesului de inchidere a minei si posibilitatile de a lua legatura cu facilitatorul; 
  -pagina de internet (optional). 
  ▪ Identificarea preliminara a membrilor grupului consultativ 
  -identificarea acestora pe baza analizei partilor interesate si a analizei potentialilor membri ai grupului consultativ; 
  -consultarea acestor potentiali membri cu privire la interesul lor de a participa in grupul consultativ si programarea unei prime intalniri a grupului consultativ. 
  ▪ Infiintarea unei casute postale pentru plangeri sau sesizari (vezi anexa nr. 1). 
  ▪ Organizarea unei linii telefonice publice (optional, vezi anexa nr. 1). 
  Documente elaborate 
  ▪ Harta partilor interesate: identificarea si analiza partilor interesate 
  ▪ Fisa de prezentare sau brosura 
  ▪ Comunicat de presa si/sau anunt in ziar 
  ▪ Poster 
  ▪ Lista membrilor grupului consultativ 

  Rolul facilitatorului 
  Ca punct de plecare pentru un proces de facilitare publica ar trebui desemnata o persoana independenta sau o entitate care faciliteaza dialogul dintre comunitatea locala si alte parti interesate afectate de inchiderea minelor, pe de o parte, si executantul, respectiv autoritatea contractanta, pe de alta parte. Acestei entitati sau persoane trebuie sa ii fie atribuite roluri si responsabilitati distincte pentru a clarifica rolul facilitatorului fata de toate partile implicate in procesul de consultare publica. In anexa nr. 2 este inclusa o explicatie detaliata asupra aptitudinilor si atitudinii necesare pentru un facilitator. 
  Recomandari 
  ▪ Este recomandat ca facilitatorul public sa fie o persoana sau o entitate independenta desemnata si platita de autoritatea contractanta. 
  ▪ Este recomandat ca autoritatea contractanta sa numeasca facilitatori publici regionali, care sa acopere principalele regiuni cu locatiile unde are loc inchiderea minelor. Facilitatorul regional se va ocupa cu facilitarea publica a tuturor inchiderilor de mine din regiune. Cand este necesar, facilitatorul regional va angaja mai multi facilitatori locali in functie de complexitatea si de numarul diferitelor proiecte de inchidere a minelor. 
  ▪ Facilitatorii regionali ar trebui sa fie entitati sau persoane care cunosc caracteristicile culturale, economice si sociale ale regiunii. 
  ▪ Facilitatorul public trebuie sa aiba puternice abilitati diplomatice, de comunicare si de relatii umane. 
  ▪ Facilitatorul nu trebuie neaparat sa aiba o pregatire tehnica (desi o afinitate cu problemele tehnice legate de inchiderea minelor ar fi recomandata), insa este recomandat ca el/ea sa fie intotdeauna prezent/a la discutiile tehnice dintre executant si autoritatea contractanta, pentru a fi informat/a in permanenta cu privire la procesul de inchidere a minelor. 
  ▪ Facilitatorul public functioneaza ca interlocutor intre diferitele comunitati locale si partile externe interesate, autoritatea contractanta si executanti. 
  ▪ Este de o importanta deosebita pentru procesul de facilitare publica ca facilitatorul public sa ramana independent si, inca mai important, sa fie considerat independent de comunitatea locala si alte parti interesate de inchiderea minelor. 
  ▪ Facilitatorul public va indeplini diferite roluri in facilitarea publica a procesului de inchidere a minelor. Pe de o parte, facilitatorul va informa si va consulta comunitatea locala si alte parti interesate in procesul de inchidere a minelor. Pe de alta parte, el/ea va facilita dialogul in cazul aparitiei problemelor in comunitate cu privire la proiectul de inchidere a minelor. 
  ▪ Nu toate problemele ridicate de comunitatea locala vor avea o relatie directa cu proiectul de inchidere a minelor si nu toate pot fi solutionate de executant sau de autoritatea contractanta. In aceste cazuri facilitatorul mai are rolul de a ghida partile interesate din comunitate catre alte solutii ale problemelor ridicate. Totusi, facilitatorul este constient de limitele mandatului sau, care consta in principal in facilitarea proiectului de inchidere a minei. 
  ▪ Facilitatorul va fi responsabil pentru organizarea intalnirilor dintre partile interesate si executant si va raporta rezultatele acestor intalniri autoritatii contractante. 
  ▪ Facilitatorul se va intalni de asemenea cu comunitatea locala si cu partile externe interesate separat, pentru a discuta problemele si preocuparile pe care aceste parti nu doresc sa le discute direct cu executantul. 
  ▪ Facilitatorul va anticipa posibilele conflicte dintre partile interesate din cadrul comunitatii si executant si va informa autoritatea contractanta despre aceste conflicte. 
  ▪ Facilitatorul va fi responsabil pentru conducerea si urmarirea procesului de facilitare folosind instrumentele de informare si consultare descrise mai jos. 
  Organizarea documentatiei si a raportarii 
  Pentru transparenta si pentru evidenta este important ca discutiile din timpul intalnirilor si problemele, sesizarile si nemultumirile ridicate in timpul acestor intalniri sa fie documentate intocmai. Mai mult, este important ca raspunsurile sa fie incorporate in lucrarea facilitatorului public. Comunicarile vor trebui sa fie corect documentate si inregistrate. Toate acestea trebuie organizate si planificate inaintea inceperii procesului de informare, consultare si facilitare. 
  Raportarea este un element-cheie pentru a asigura o dubla comunicare intre autoritatea contractanta si executant, pe de o parte, si comunitatea locala si alte parti interesate, pe de alta parte. Mai mult, raportarea este cheia in asigurarea credibilitatii continue a facilitatorului public pentru toate partile implicate in proiectul de inchidere a minelor. 
  Recomandari 
  ▪ Documentatie. Notele intalnirilor (intalniri la primarie, intalniri ale grupului consultativ etc.), problemele, sesizarile si nemultumirile, e-mailurile si telefoanele din partea membrilor izolati ai comunitatii si a celorlalte parti interesate trebuie sa fie sistematic pastrate intr-o baza de date a facilitatorului public si, preferabil, si in baza de date a unitatii de facilitare publica din cadrul autoritatii contractante. Toata documentatia colectata de facilitatorul public trebuie sa fie usor accesibila si reproductibila. 
  ▪ Tratarea problemelor, sesizarilor si nemultumirilor din partea membrilor individuali ai comunitatii. Facilitatorul public are responsabilitatea sa evalueze daca o problema ridicata si transmisa prin casuta postala pentru sesizari, prin telefon sau prin e-mail are relevanta pentru intreaga comunitate si daca aceasta trebuie discutata in grupul consultativ. Criterii pentru a determina daca problemele ar trebui incluse in discutiile grupului consultativ sunt: 
  -relevanta pentru comunitate; 
  -relevanta sociala; 
  -relevanta pentru mediu; 
  -relevanta legala. 
  ▪ Rezultatul intalnirilor grupului consultativ. Este responsabilitatea membrilor grupului consultativ sa raporteze rezultatul intalnirilor mai departe catre cei pe care ii reprezinta. Cu toate acestea, este recomandat ca facilitatorul public sa verifice, eventual prin sondaj, daca grupurile partilor interesate au fost informate corect si complet. 
  ▪ Raportarea problemelor ridicate de membrii individuali ai comunitatii sau de alte parti interesate. Este recomandat ca facilitatorul public sa stabileasca in mod public un timp-limita cu privire la raportarea problemelor ridicate prin instrumentele de comunicare descrise pe larg mai sus. Este recomandat, in functie de problema, ca reactiile si comentariile sa fie furnizate intr-un interval de timp de doua luni, in functie de planificarea si de rezultatele intalnirilor grupului consultativ. Chiar daca facilitatorul public decide ca problemele sau nemultumirile ridicate nu vor fi discutate in grupul consultativ din cauza relevantei scazute pentru comunitate sau alte parti interesate, este recomandat ca el/ea sa raporteze acest lucru. 
  Evaluarea si analiza partilor interesate 
  Facilitatorul public va trebui sa cunoasca amanuntit partile interesate in procesul de facilitare publica pentru a-si indeplini sarcina corespunzator. Un inventar cuprinzator al partilor interesate ar trebui sa fie bazat pe o evaluare a comunitatii locale din zona miniera. Exemple de intrebari care ar trebui puse sunt: 
  -care sunt potentialele parti interesate? 
  -asupra cui ar putea proiectul sa aiba un impact negativ? 
  -care sunt grupurile vulnerabile? 
  -care sunt suporterii si opozantii proiectului? 
  Alte aspecte care ar trebui luate in considerare in cadrul unei evaluari si analize a partilor interesate sunt: 
  ▪ situatia socio-demografica a comunitatii - numarul populatiei, localizarea, densitatea, varsta etc.; 
  ▪ contextul socio-politic - organizarea si capacitatea la nivel de gospodarie si comunitate, care influenteaza procesul de participare in institutiile locale, precum si accesul la servicii si la informatii; 
  ▪ capacitatea institutionala - capacitatea managerilor de proiect si a altor factori de decizie de a participa in mod eficient la realizarea proiectului. 
  Recomandari 
  ▪ Identificarea partilor interesate. Este recomandat ca inainte de inceperea procesului de facilitare publica sa fie facut un exercitiu de identificare amanuntita a partilor interesate. Un asemenea exercitiu asigura faptul ca facilitatorul public cunoaste dinainte mediul partilor interesate. Astfel, structureaza procesul de facilitare si reduce riscul de excludere (neintentionata) a unor anumite parti-cheie. Va fi necesara definirea ariei si activitatii fostei mine si concentrarea pe impacturile specifice asupra oamenilor (grupurilor de oameni). 
  ▪ Ar trebui luate in considerare intotdeauna urmatoarele parti interesate: 
  -primaria: primarii oraselor, viceprimarii si consilierii importanti; 
  -organizatiile neguvernamentale sociale si de mediu locale; 
  -agentiile de stat locale sau regionale stabilite in comunitate, in special cele care au de-a face cu probleme sociale si de mediu; 
  -cetatenii 
  -> proprietarii adiacenti; 
  -> angajatii; 
  -> vecinii apropiati; 
  -> altii. 
  -mass-media locala; 
  -liderii religiosi. 
  ▪ Definirea pe larg a partilor interesate. Lista partilor interesate nu se limiteaza neaparat la cei mentionati mai sus. Acestea pot fi diferite in fiecare comunitate. Este important ca partile interesate sa fie definite cat mai pe larg posibil. De exemplu, cetatenii dintr-o comunitate invecinata pot de asemenea ridica probleme privitoare la inchiderea minei. 
  ▪ Analiza amanuntita a partilor interesate. Pentru a intelege mai bine mediul partilor locale interesate si comunitatea in general, se recomanda sa se faca de asemenea o analiza amanuntita a acestora. Aceasta analiza poate cuprinde: 
  -aspectele sociale, de sanatate, educationale si demografice ale comunitatii locale si, daca este cazul, si ale comunitatilor invecinate; 
  -o repartizare a principalelor parti interesate dupa un criteriu al dorintelor, preocuparilor si al problemelor. Aceasta va include o cuantificare a potentialilor sustinatori ai comunitatii si a "oponentilor" cu privire la atitudinile, dorintele, preocuparile si problemele lor legate de proiect. 
  ▪ Liderii grupului partilor interesate. Pentru a imbunatati si simplifica procesul de facilitare publica este important sa se identifice liderii grupurilor partilor interesate, care in procesul de facilitare publica vor avea rol de reprezentare pentru grupul din care provin. Este foarte important sa se asigure ca acesti lideri de opinie ofera o buna reprezentare pentru comunitatea locala. 
  ▪ Reevaluarea partilor interesate. Grupurile interesate, liderii lor si relevanta pozitiei lor in comunitatea locala si in relatie cu proiectul trebuie sa fie evaluate in mod continuu. 

  Pasul 2 - Organizarea primei sesiuni de intalniri de informare si consultare - etapa de preproiectare 
 
  Scop 
  In pasul 2 comunitatea locala si alte parti interesate de proiect sunt informate si consultate in legatura cu procesul de inchidere a minelor in general, fazele activitatii, tipul de probleme si preocuparile care pot fi luate in considerare, pentru a fi incluse in proiect inca inainte ca etapa de proiectare sa inceapa. 
  In aceasta faza informarea si consultarea au si scopul de a asigura ca toate aspectele legate de functionarea fostei mine sunt incluse in proiect. 
  In aceasta faza comunitatea si partile externe interesate au posibilitatea sa isi exprime dorintele si preocuparile cu privire la procesul de inchidere a minelor. Este obligatia facilitatorului public, in cooperare cu autoritatea contractanta, sa organizeze acest proces de informare, sa se documenteze si sa discute dorintele si preocuparile comunitatii si ale altor parti interesate. 

  Activitati 
  ▪ Pregatirea unei fise de prezentare despre proces in general si cu detalii despre zona care urmeaza a fi inchisa 
  ▪ Emiterea unui comunicat de presa 
  ▪ Afisarea posterelor in locuri strategice in comunitatea locala (municipalitate, centre de informare, zone din apropierea amplasamentului etc.) 
  ▪ Publicarea unui anunt in ziarul local 
  ▪ Organizarea primei intalniri la primarie pentru a informa si consulta comunitatea cu privire la procesul de inchidere a minelor: pasi si implicatii 
  ▪ Organizarea primei intalniri a grupului consultativ 
  -Intalnire introductiva pentru a explica rolul grupului consultativ 
  -Prima consultare a membrilor grupului consultativ legata de procesul de inchidere a minelor 
  ▪ Reconsiderarea dupa prima intalnire si a altor parti interesate pentru a fi invitate in grupul consultativ 
  ▪ Trecerea in revista a problemelor si dorintelor comunitatii locale si ale altor parti interesate dupa primele intalniri de la primarie si ale grupului consultativ 
  ▪ Raportarea si discutarea acestor probleme si dorinte cu executantul si autoritatea contractanta 

  Documentele elaborate 
  ▪ Procesul-verbal al intalnirii de la primarie 
  ▪ Procesul-verbal al intalnirii grupului consultativ 
  ▪ Trecerea in revista a problemelor si dorintelor relevante ale fiecarui grup de parti interesate 
  ▪ Procesul-verbal al discutiei cu autoritatea contractanta si cu executantul 
  Organizarea si conducerea unei intalniri la primarie 
  In continuare sunt descrisi pasii de urmat pentru a organiza o intalnire productiva si eficienta la primarie. Rolul intalnirii de la primarie in procesul de facilitare publica pentru inchiderea minelor este descris si in anexa nr. 1. 
  Scopul unei intalniri la primarie 
  Cand se organizeaza o intalnire la primarie trebuie retinute scopul si obiectivele pentru care a fost organizata. Aceasta intalnire serveste la informarea comunitatii locale largi cu privire la procesul de inchidere a minei si ofera posibilitatea, sub o forma limitata, de a consulta comunitatea cu privire la proiectul de inchidere a minei. 
  Avand in vedere ca o intalnire la primarie este o adunare a oamenilor intr-un cadru mai larg, organizarea ei implica de obicei pregatiri intense. Pentru a fi eficienta si a aduce rezultate pentru procesul de facilitare publica, intalnirea de la primarie trebuie sa fie bine pregatita in prealabil si bine structurata. Toate informatiile relevante trebuie transmise participantilor la intalnire si acestia ar trebui sa aiba posibilitatea, daca doresc, de a raspunde la aceste informatii. 

  Activitati 
  1. Schitarea agendei intalnirii si invitarea vorbitorilor 
  a) Asigurati-va ca toti vorbitorii invitati isi noteaza data si ora intalnirii in agenda lor. 
  b) O propunere pentru agenda intalnirii 
  ▪ Introducerea facuta de facilitatorul public. Descrie procesul de facilitare publica la inchiderea minei, incluzand instrumentele de facilitare publica care trebuie implementate in comunitate. 
  ▪ Salutul de bun venit al primarului 
  ▪ Prezentarea generala a executantului de proiect (proiectantul sau contractorul, in functie de stadiul proiectului) 
  ▪ Sesiune de intrebari si raspunsuri cu auditoriul. Facilitatorul va conduce sesiunea si intrebarile vor fi preluate direct de catre executant sau facilitator. 
  ▪ Cuvantul de incheiere al facilitatorului. Descrie pasii urmatori in procesul de facilitare publica pentru inchiderea minei, incluzand raportarea inapoi catre comunitate. 
  2. Alegeti si rezervati locatia intalnirii 
  a) Asigurati capacitatea suficienta de locuri. 
  b) Rezervati o masa mare ca masa de prezidiu pentru toti vorbitorii. 
  c) Daca este posibil si necesar, organizati un sistem de sunet si microfoane, video-proiector, laptop. 
  3. Invitati comunitatea la intalnire 
  a) Invitatii prin posterele afisate in zone centrale si strategice din comunitate 
  b) Informati liderii comunitatii: preoti, oficiali ai primariei etc. Rugati-i sa informeze comunitatea 
  4. Aranjarea salii 
  a) Aranjati masa de prezidiu in fata salii, cu vederea spre auditoriu. 
  b) Plasati scaune in randuri, cu fata spre masa de prezidiu. 
  c) In functie de numarul persoanelor prezente, amplasati strategic microfoane prin sala. 
  d) Amplasati un microfon pe masa de prezidiu. 
  5. Prezidarea intalnirii 
  a) Facilitatorul va conduce discutia de-a lungul intalnirii. 
  b) Facilitatorul va explica scopul intalnirii si regulile de interventie. Doar facilitatorul aloca timpul de vorbire si invita la cuvant doritorii. 
  c) Recapitulati intrebarile daca nu au fost clar exprimate si verificati cu persoana care a pus intrebarea pentru a evita confuziile. 
  d) Mentineti pe cat posibil planificarea timpului de intalnire. 
  e) Tineti discutia sub control. Intrerupeti discutiile in contradictoriu daca acestea scapa de sub control. 
  f) La sfarsitul intalnirii, facilitatorul trebuie sa clarifice in fata audientei urmatorii pasi din proiectul de inchidere a minei, inclusiv modul de raportare a problemelor ridicate. 
  Obtinerea unor rezultate optime din intalnirea la primarie 
  ▪ Stabilirea clara a scopului discutiei 
  ▪ Selectarea participantilor cu ajutorul liderilor locali si a altor surse importante de informare din comunitate. In timpul selectarii participantilor se va tine cont de particularitatile lor sociale si/sau profesionale, pentru a preveni monopolizarea discutiei de catre unii participanti. 
  ▪ Asigurarea unei atmosfere confortabile si placute in timpul discutiilor 
  ▪ Inceperea discutiei cu o scurta introducere, in timpul careia va fi explicat scopul intalnirii 
  ▪ Facilitarea discutiei cu suficienta autoritate pentru a o mentine pe fagasul initial, dar si cu suficienta sensibilitate pentru a include in discutie cat mai multi participanti 
  ▪ Evitarea intrebarilor care solicita raspuns de tipul "da" sau "nu" 
  ▪ Evitarea utilizarii intrebarilor care incep cu "de ce?" Aceste intrebari par sa solicite un raspuns evident, logic. Uneori participantii la discutie nu pot raspunde la ele si inventeaza rapid un raspuns ce pare a fi rezonabil. Sau aceste intrebari ar putea suna ca o interogare, ceea ce-i poate face pe participanti defensivi si ei vor oferi un raspuns acceptabil din punct de vedere social 
  ▪ Adresarea unor intrebari clare, pe intelesul participantilor 
  ▪ Formularea unor intrebari scurte. Intrebarile ar trebui sa fie simple, nu compuse din doua sau 3 parti. 
  ▪ Intrebarile vor fi formulate astfel ca oamenii sa nu se simta jenati sau vinovati. 
  ▪ Nu se vor face aprecieri asupra subiectelor sau argumentelor acceptabile sau inacceptabile. 
  ▪ Incurajarea si controlul discutiei. Pe tot parcursul sedintelor moderatorul va incuraja discutia si va verifica corelarea desfasurarii ei cu obiectivele propuse. Cea mai eficienta metoda de incurajare a participarii este de a explica in mod adecvat scopul intrunirii chiar de la inceputul intalnirii si de a accentua importanta contributiei participantilor. 
  ▪ Crearea si pastrarea unei atmosfere calde in timpul sedintelor, pentru ca participantii sa se simta confortabil. Moderatorul va fi lipsit de prejudecati si deschis pentru discutie. 
  ▪ Pauzele si provocarile. Pauzele sunt efectuate de catre moderator pentru a permite participantilor sa se gandeasca mai mult asupra subiectului discutat. Ele faciliteaza de asemenea implicarea unor vorbitori noi cu comentarii la subiectul dat. Pauza poate fi folosita si pentru a stabili un contact vizual cu un participant mai timid, incurajandu-l sa vorbeasca. 
  ▪ Intrebari-sablon. Utilizarea intrebarilor-sablon de catre moderator poate incuraja participantii sa ofere mai multe informatii despre subiectele discutate. Exemple de intrebarisablon: "Ati putea sa explicati in continuare?", "Ati putea sa dati un exemplu referitor la aceasta?", "Eu nu inteleg...". 
  ▪ Parafrazarea. O intrebare poate fi parafrazata, daca membrii grupului intampina dificultati in oferirea unui raspuns. 
  ▪ Intrebari de reamintire. Aceasta tehnica e menita sa mentina caracterul viu al discutiei. Ea permite revenirea la intrebarea precedenta si este uneori o punte de legatura intre opiniile diferitilor subiecti si de atragere a noilor subiecti in discutie. Exemplu de intrebare: "Domnule X, dumneavoastra ati spus ca niciodata nu ati depus o plangere la Departamentul de revendicare a plangerilor, deoarece aceasta este o procedura prea complicata. Domnule Y, dumneavoastra vedeti vreo piedica in depunerea unei plangeri?" 
  ▪ Toate ideile participantilor trebuie sa fie notate. Pentru aceasta, facilitatorul: 
  -va nota intr-un carnet toate raspunsurile; 
  -va ruga pe cineva dintre participanti sa noteze raspunsurile; 
  -va utiliza notitele pentru recapitulare pe parcursul discutiei; 
  -va utiliza notitele la scrierea raportului. 
  ▪ Facilitatorul va conduce discutia spre concluzii concrete. In acest scop: 
  -va recapitula ce a fost discutat; 
  -va informa participantii in ce mod vor fi utilizate rezultatele discutiei; 
  -in cazul in care discutia nu are obiective practice, va mentiona ca unele discutii au ca scop schimbul de pareri si nu presupun rezultate concrete. 
  Modelul de structurare a comunicatului de presa 
  Mai jos este descrisa structura generala a comunicatului de presa ce poate fi utilizat de catre facilitatorul public. Un comunicat de presa trebuie sa fie intotdeauna concis si la subiect, explicatiile lungi trebuie evitate. 
  1. Localitatea si data 
  2. Titlu scurt si "cu priza", care sa exprime foarte pe scurt anuntul sau continutul 
  3. Sumarul comunicatului de presa cu caractere aldine sau italice deasupra textului comunicatului 
  4. Textul comunicatului de presa: maximum 2 pagini 
  5. Structura textului: 
  ▪ Introducere 
  ▪ Informatiile facilitatorului 
  ▪ Explicatii suplimentare, daca este necesar 
  ▪ Concluzii 
  6. Pentru mai multe informatii: numele si detaliile de contact ale facilitatorului public 

  Pasul 3 - Raportarea catre comunitate a primelor discutii cu autoritatea contractanta si executantul - etapa de proiectare 

  Scop 
  Dupa pasul 2 - primele sedinte de informare-consultare, este esential ca facilitatorul public sa informeze comunitatea in legatura cu discutiile sale cu autoritatea contractanta si cu executantul, in vederea mentinerii increderii comunitatii locale. De asemenea, facilitatorul trebuie sa informeze toate partile interesate despre pasii din etapa de proiectare. 
  Activitati 
  ▪ Organizarea celei de-a doua intalniri a grupului consultativ pentru a discuta rezultatul intalnirii cu executantul si cu autoritatea contractanta 
  ▪ Organizarea unei intalniri suplimentare la primarie pentru a informa comunitatea locala asupra discutiilor cu autoritatea contractanta si cu executantul (optional) 
 
  ▪ Organizarea unor interviuri in mass-media locala (radio, ziar), pentru a explica primii pasi in procesul de facilitare si pentru a informa despre discutiile cu autoritatea contractanta si cu executantul (optional) 
  Documentele elaborate 
  ▪ Procesul-verbal al intalnirii grupului consultativ 
  ▪ Procesul-verbal al intalnirii de la primarie 
  ▪ Decupaje din ziar si inregistrari radio 
  Conducerea unei intalniri a grupului consultativ 
  Mai jos este o descriere a activitatilor referitoare la grupul consultativ, impartit in doua categorii: grupul consultativ pentru o anumita problema si grupul consultativ general pentru proiect. In anexa nr. 1 este prezentata o descriere suplimentara a structurii grupului consultativ. 

  Grupul consultativ pentru o anumita problema 

  Activitati 
  1. Identificati problema: de obicei o problema care afecteaza un grup larg din comunitatea locala. 
  Exemplul 1: construirea unui drum de acces catre amplasamentul minier care genereaza poluare cu praf pentru locuitorii adiacenti amplasamentului. 
  Exemplul 2: In proiectele de inchidere de mine nivelul panzei freatice poate fi ridicat daca scoaterea apei din mina este oprita, lucru care duce la inundatii, afectand gospodariile adiacente. 
  2. Identificati liderii comunitatii afectate de problema. Verificati impreuna cu partile externe interesate si aleator cu membrii individuali ai comunitatii daca acesti lideri reprezinta bine comunitatea. 
  3. Organizati sedinte cu toti liderii comunitatii sau cu toti membrii comunitatii, in functie de marimea comunitatii afectate de problema, si executantul proiectului. 
  4. Stabiliti si comunicati agenda intalnirii, preferabil in avans. 
  5. Prezidarea discutiei: clarificati ca facilitatorul public conduce discutia si detine procesul de facilitare publica. 
  6. Facilitatorul public clarifica faptul ca persoanele individuale interesate sunt sfatuite sa nu abordeze executantul sau autoritatea contractanta direct sau fara implicarea facilitatorului public. 
  7. Facilitatorul public subliniaza faptul ca transmiterea prin mass-media a informatiilor de catre persoane individuale interesate, fara consultarea cu facilitatorul, poate avea efecte contraproductive. 
 
  8. La sfarsitul intalnirii rezumati subiectele discutate si stabiliti date-limita pentru urmarire sau raportare. 

  Grupul consultativ general pentru proiect 

  Activitati 
  1. Alcatuirea grupului consultativ ar trebui sa fie bazata pe analiza partilor interesate, incluzand identificarea liderilor comunitatii si ai altor parti interesate. 
  2. Facilitatorul public trebuie sa urmareasca sa mentina in mare parte aceeasi alcatuire a grupului consultativ de-a lungul procesului de inchidere a minei. 
  3. Organizati discutii preliminare cu posibilii membri ai grupului consultativ. 
  4. Stabiliti si comunicati agenda intalnirii pentru fiecare intalnire, preferabil in avans. 
  5. Prezidati discutia: clarificati faptul ca facilitatorul public conduce discutia si controleaza procesul de facilitare publica. 
  6. Facilitatorul public clarifica faptul ca persoanele individuale interesate sunt sfatuite sa nu abordeze executantul sau autoritatea contractanta direct ori fara implicarea facilitatorului public. 
  7. La sfarsitul intalnirii rezumati subiectele discutate si stabiliti date-limita pentru urmarire sau raportare. 

  Pasul 4 - Organizarea celei de-a doua sesiuni de intalniri de informare si consultare pe baza proiectului preliminar de inchidere a minei - etapa de proiectare 

  Scop 
  Odata ce executantul depune prima varianta a proiectului de inchidere a minei, partile interesate au ocazia sa isi exprime preocuparile privitoare la proiect. Este obligatia facilitatorului sa inlesneasca procesul de informare si consultare a comunitatii locale si a celorlalte parti interesate si sa discute problemele ridicate de autoritatea contractanta si de executant. 
  Activitati 
  ▪ Realizati si distribuiti fise de prezentare/brosuri care sa explice proiectul de inchidere a minei. 
  ▪ Actualizati pagina de internet cu informatii despre proiectul de inchidere a minei (optional). 
  ▪ Organizati o intalnire la primarie pentru a informa si a consulta comunitatea locala despre proiectul de inchidere a minei. 
  ▪ Organizati o intalnire a grupului consultativ pentru a se consulta cu privire la proiectul de inchidere a minei. 
  ▪ Raportati si discutati cu executantul si cu autoritatea contractanta problemele aparute. 
  Documentele elaborate 
  ▪ Procesul-verbal de la a doua intalnire la primarie 
  ▪ Procesul-verbal de la a doua intalnire a grupului consultativ 
  ▪ Trecerea in revista a problemelor aparute cu privire la proiectul de inchidere a minei 
  ▪ Procesul-verbal al discutiilor cu executantul si autoritatea contractanta 
  Pasul 5 - Organizarea celei de-a treia sesiuni de intalniri de informare si consultare pe baza proiectului final de inchidere a minei si anuntarea inceperii lucrarilor finalizarea etapei de proiectare sau faza de inceput a etapei de executie 

  Scop 
  In acest stadiu al inchiderii minelor comunitatea locala si celelalte parti interesate vor fi informate cu privire la proiectul final. Simultan facilitatorul va raporta incorporarea problemelor ridicate anterior in relatie cu proiectul final. De asemenea, cei interesati vor fi informati despre modul in care va avea loc implementarea proiectului. 
 
  Activitati 
  ▪ Realizati si distribuiti brosuri care sa explice proiectul final de inchidere a minei, includeti si explicati concesiile facute comunitatii locale si altor parti interesate in proiect. 
  ▪ Emiteti un comunicat de presa despre proiectul final de inchidere a minei (optional). 
  ▪ Actualizati pagina de internet cu informatii despre proiectul de inchidere a minei (optional). 
  ▪ Organizati o intalnire la primarie pentru a informa comunitatea locala despre proiectul final de inchidere a minei si modul cum vor fi desfasurate lucrarile. 
  ▪ Organizati o intalnire a grupului consultativ pentru a discuta proiectul final de inchidere a minei. 
  ▪ Raportati si discutati orice probleme nou-aparute cu autoritatea contractanta. 
  ▪ Organizati interviuri la radio si ziar pentru a explica proiectul final de inchidere a minei. 
 

Documentele elaborate 
  ▪ Comunicatul de presa 
  ▪ Procesul-verbal al intalnirii grupului consultativ 
  ▪ Procesul-verbal al intalnirii de la primarie 
  ▪ Procesul-verbal al intalnirii cu autoritatea contractanta 
  ▪ Decupaje din ziar sau inregistrari radio 
  Pasul 6 - Facilitarea problemelor si a preocuparilor aparute in timpul fazei de executie a proiectului - etapa de executie a proiectului 

  Scop 
  In acest stadiu al proiectului de inchidere a minei activitatile facilitatorului vor avea mai mult un caracter ad-hoc. Rolul facilitatorului public va fi sa inlesneasca dialogul privitor la problemele aparute in faza de executie a proiectului. Problemele care ar putea sa apara in aceasta faza nu pot fi planificate dinainte, desi unele probleme ar putea fi prevazute daca analiza initiala si consultarea partilor interesate sunt facute in amanunt. Sprijinul facilitatorului va fi initiat ca o reactie la problemele aparute in comunitate sau la cererea expresa a autoritatii contractante. 

  Activitati 
  ▪ Organizati intalniri regulate ale grupului consultativ pentru a discuta problemele aparute in comunitatea locala. 
  ▪ Organizati intalniri ad-hoc cu anumite parti interesate pentru a discuta probleme foarte specifice, daca este necesar. 
  ▪ Organizati intalniri ad-hoc la primarie in cazul aparitiei unor modificari majore ale proiectului. 
  ▪ Facilitati dialogul dintre partile interesate in proiectul de inchidere a minei cand apar probleme ad-hoc legate de comunitate sau individuale. 
  Documentele elaborate 
  ▪ Procese-verbale ale intalnirilor organizate 
  Facilitarea dialogului 
  Facilitarea dialogului in cazul aparitiei problemelor sau a conflictelor nu este intotdeauna usoara. In timpul discutiilor despre inchiderea minelor pot rabufni emotii, facand intelegerea reciproca mai greu de atins. Un rol important al facilitatorului este sa ramana intotdeauna calm si sa fie vazut ca independent fata de orice parte interesata. In cadrul unui dialog facilitatorul trebuie sa ia in considerare urmatoarele: 
  ▪ Facilitatorul stabileste scopul, parametrii si obiectivele dialogului. 
  ▪ Facilitatorul permite fiecarei parti interesate sa ia cuvantul si sa isi explice pozitia. 
  ▪ Persoanele intervievate pot pune in discutie sau accentua problemele importante pentru ei personal. 
  ▪ Facilitatorul este neutru: el trateaza toti participantii la intalnire cu respect egal. 
  ▪ Facilitatorul permite discutarea atat a solutiilor, cat si a problemelor. 
  ▪ De obicei, interviul decurge intr-o atmosfera relaxata si deschisa, permitand stabilirea increderii reciproce intre intervievat si intervievator si asigurand un schimb deschis de informatie. 
  ▪ Facilitatorul urmareste pe parcursul intalnirii atingerea unui consens sau gasirea unui compromis. 
  ▪ Facilitatorul intotdeauna incheie sedinta si stabileste in mod realist o continuare sau prefigureaza orizontul unei posibile solutii. 
  ▪ In cazul in care o solutie nu va fi la indemana din cauza unor cereri extreme sau de nesatisfacut, facilitatorul nu va ezita sa exprime acest lucru in mod clar, pentru a evita orice neintelegeri sau asteptari nerealiste. 
  Pasul 7 - Organizarea intalnirilor finale de informare si consultare pe baza finalizarii executiei lucrarilor de inchidere a minei - finalizarea etapei de executie 
 
  Scop 
  Finalizarea proiectului si terminarea oficiala a lucrarilor reprezinta un moment potrivit pentru a prezenta lucrarile realizate, posibil chiar intr-un cadru festiv. Cu toate acestea, in timpul intalnirilor organizate de facilitatorul public inca mai pot fi ridicate probleme, care vor trebui luate in considerare si discutate cu executantul si cu autoritatea contractanta. 

  Activitati 
  ▪ Emiteti comunicatul de presa privind finalizarea proiectului de inchidere a minei (optional). 
  ▪ Actualizati pagina de internet cu informatii despre finalizarea proiectului de inchidere a minei (optional). 
  ▪ Organizati o intalnire la primarie pentru a informa comunitatea despre finalizarea proiectului de inchidere a minei, posibil cu un caracter mai festiv (optional). 
  ▪ Sugerati un eveniment festiv pe amplasament, pentru a arata ce a fost indeplinit si posibil pentru a demara activitatile postinchidere, de exemplu, lansarea parcului industrial, a unui loc de agrement etc. 
  ▪ Organizati o intalnire cu grupul consultativ pentru a discuta despre finalizarea proiectului de inchidere a minei. 
  ▪ Raportati si discutati orice problema suplimentara ridicata in timpul intalnirilor cu executantul si autoritatea contractanta. 
 
  Documentele elaborate 
  ▪ Comunicatul de presa 
  ▪ Procesul-verbal al intalnirii finale de la primarie 
  ▪ Procesul-verbal al intalnirii cu grupul consultativ 
  ▪ Trecerea in revista a problemelor ridicate cu privire la finalizarea proiectului de inchidere a minei 
  ▪ Procesul-verbal al intalnirii avute cu executantul si autoritatea contractanta 
  Pasul 8 - Facilitarea postexecutie - etapa postexecutie 
  Scop 
  Si in timpul fazei de postexecutie a proiectului mai pot sa apara probleme legate de proiectul inchiderii minei. Problemele pot sa apara mult timp dupa ce lucrarile au fost finalizate. Este obligatia facilitatorului sa se asigure ca oamenii stiu unde isi pot face cunoscute problemele. Sprijinul sau ar putea fi necesar in facilitarea, in rezolvarea sau in abordarea acestor probleme. 
 
  Activitati 
  ▪ Organizati intalniri ocazionale ale grupului consultativ pentru a discuta problemele aparute in timpul fazei de postexecutie. 
  ▪ Organizati intalniri ad-hoc separate cu partile interesate in cazul aparitiei unor probleme specifice. 
  ▪ Raportati si discutati problemele cu executantul si autoritatea contractanta. 
  Documentele elaborate 
  ▪ Procesul-verbal al sedintelor organizate 

  ANEXA Nr. 1
  la ghid 

  Instrumente si activitati pentru informarea si consultarea publica.
  Setul instrumentelor si activitatilor suport in procesul de informare si consultare poate fi impartit in cele focalizate pe informarea comunitatilor locale si, respectiv, cele care ajuta la stabilirea unui dialog consultativ. 
  Instrumentele de facilitare publica ajuta in structurarea si eficientizarea procesului de facilitare publica. Instrumentele trebuie definite in avans si folosite in diferitele stadii ale procesului de facilitare a inchiderii minelor. Mai jos sunt descrise instrumentele si activitatile recomandate in consultarea publica si in furnizarea de informatii pentru facilitarea publica in timpul activitatilor de inchidere a minelor. 
  Informarea publica este un efort mai mult sau mai putin continuu de a informa publicul in legatura cu evolutia proiectului. Prin sporirea eficacitatii acestei functii ne asiguram ca mai multi oameni sunt constienti de faza de proiectare si realizare si ca niciun grup de parti interesate nu este lasat deoparte in activitatile de consultare si facilitare specifice. Majoritatea instrumentelor de informare publica pot fi folosite si in procesul de consultare si facilitare publica. 
  Instrumente si activitati de consultare 
  ▪ Grupul consultativ. Grupul consultativ este un elementcheie in procesul de facilitare publica din moment ce va fi principalul organism de discutii dintre comunitatea locala, executant, autoritatea contractanta si alte parti interesate in timpul inchiderii minelor. Grupul consultativ poate fi folosit pentru a informa si consulta comunitatea locala in proiectul de inchidere a minelor, precum si pentru a facilita rezolvarea problemelor. Grupul consultativ va fi constituit din, dar nu va fi limitat la: 
  ▪ diferite parti interesate din cadrul comunitatii sau reprezentanti ai grupurilor de parti interesate; 
  ▪ primarul sau alti reprezentanti ai primariei; 
  ▪ reprezentantii organizatiilor neguvernamentale regionale; 
  ▪ liderii religiosi; 
  ▪ reprezentantul executantului. 
  Grupul consultativ monitorizeaza de asemenea proiectul de inchidere a minelor pe parcursul intregului proces de facilitare publica. Grupul consultativ va fi prezidat de facilitatorul public, la intalnire fiind prezent si executantul. Cu toate acestea, in functie de sensibilitatea subiectelor ce urmeaza a fi discutate in timpul intalnirilor grupului consultativ, facilitatorul poate decide sa tina intalnirile grupului consultativ fara prezenta executantului si sa abordeze problemele discutate la sedintele avute separat cu executantul. Daca executantul nu este prezent la intalnire si facilitatorul abordeaza problemele discutate separat cu executantul, este important ca facilitatorul sa aiba grija ca partile afectate sa fie informate pe scurt cu privire la rezultatul discutiilor dintre facilitator si executant. 
  Grupul consultativ functioneaza in principal ca un organism care discuta despre procesul de inchidere a minelor ca un intreg. Totusi, optional, pot fi stabilite grupuri consultative pentru probleme separate care afecteaza un anumit grup de parti interesate. 
  ▪ Intalnirile la primarie. Acestea sunt adunari extinse ale comunitatii intr-un loc central, care pot intruni un numar mai mare de oameni. Intalnirile de la primarie servesc la informarea comunitatii largi despre planurile si evolutia inchiderii minei. Este recomandat ca o intalnire organizata la primarie sa fie condusa de facilitatorul public si sa aiba urmatoarea structura: 
  ▪ introducere facuta de facilitatorul public; 
  ▪ cuvant de bun venit din partea primarului; 
  ▪ prezentare generala facuta de executant; 
  ▪ sesiune de intrebari si raspunsuri cu audienta: facilitatorul va conduce sesiunea si intrebarile vor fi preluate direct de catre executant sau facilitator. 
  In principiu, se recomanda ca o intalnire la primarie sa aiba loc de cel putin 4 ori in timpul diferitelor etape ale procesului de inchidere a minei. Totusi ar trebui organizate mai multe intalniri de acest gen atunci cand au loc modificari majore ale proiectului de inchidere a minei. Intalnirile de la primarie nu trebuie neaparat sa implice intreaga comunitate, ci pot cuprinde doar partea comunitatii care este cea mai afectata de inchiderea minei sau de anumite modificari din cadrul proiectului de inchidere a minei. 
  ▪ Intalnirile cu anumite parti interesate afectate de actiuni specifice. In cazul in care un anumit grup al comunitatii este afectat in mod special de proiectul inchiderii minei, este recomandat sa se tina intalniri separate cu acest grup, pentru a aborda problemele lor in afara scopului intalnirilor de la primarie si ale grupului consultativ. Aceste intalniri ar trebui organizate de facilitatorul public si la ele ar trebui sa fie prezent si executantul. In cazul in care acel grup specific al comunitatii nu doreste sa isi discute problemele si preocuparile direct cu executantul, facilitatorul trebuie sa conduca sedinta fara prezenta executantului. 
  ▪ Linia telefonica pentru sesizari/plangeri. Pentru a asigura ca membrii comunitatii care nu se simt suficient de bine reprezentati de membrii grupului consultativ sunt inclusi in procesul de facilitare publica, este important sa se infiinteze o linie telefonica unde cetatenii isi pot exprima problemele si preocuparile cu privire la procesul de inchidere a minei. In functie de marimea comunitatii locale, aceasta linie telefonica poate fi conectata direct la facilitatorul public. Alternativ, in cazul in care facilitatorul public nu are capacitatea sa preia prea multe convorbiri telefonice, o linie telefonica poate fi infiintata in unitatea de coordonare a facilitarii publice centrale din cadrul autoritatii contractante. Problemele si preocuparile ridicate de membrii comunitatii la telefon vor fi selectate de catre facilitatorul public local pe baza importantei si a relevantei lor. Problemele selectate vor fi apoi discutate in grupul consultativ, conform celor descrise mai sus. 
  ▪ Casuta postala pentru sesizari/plangeri. Cu un scop similar cu linia telefonica este recomandat sa se plaseze o casuta postala pentru sesizari/plangeri intr-o locatie centrala, spre exemplu un birou public de informare la primarie, pentru cetatenii care nu se simt suficient de bine reprezentati in grupul consultativ sau care cred ca problemele ori preocuparile lor nu au fost suficient adresate. Sesizarile vor fi analizate si se va evalua daca vor fi discutate de catre facilitatorul public in cadrul grupului consultativ. Se recomanda ca facilitatorul public sa stabileasca un anumit interval de timp pentru raspunsul la nemultumiri, pentru a putea fi vazut de comunitate ca un interlocutor credibil. 
  ▪ Detectarea problemelor auxiliare. Se recomanda ca facilitatorul public sa tina evidenta problemelor auxiliare ale proiectului de inchidere a minei. Deseori, problemele si preocuparile sunt exprimate in afara canalelor de facilitare stabilite, de exemplu in mass-media locala si centrala. In cazul in care apar aceste probleme auxiliare este responsabilitatea facilitatorului public sa evalueze daca ele trebuie discutate in cadrul grupului consultativ. 
  Instrumente informationale pentru imbunatatirea facilitarii publice 
  ▪ Brosuri. Pentru a asigura transparenta si o mai buna intelegere a publicului in comunitatea locala se recomanda elaborarea unor brosuri care sa explice intr-un limbaj usor de inteles procedura de inchidere a minei, masurile si planul aferent. Facilitatorul public pregateste textul brosurii, cu sprijinul unitatii de coordonare pentru facilitarea publica din cadrul autoritatii contractante. Brosurile ar trebui sa fie puse la dispozitie cu sprijinul primariei si trebuie sa contina informatii detaliate cu privire la proiectul de inchidere a minei. Brosura ar trebui sa fie un document de format A4, pe hartie mata, care sa contina toate informatiile. Trebuie distribuit cu sprijinul primariei pe toata raza comunitatii locale. 
  ▪ Poster. Pentru a anunta intalnirile de la primarie si pentru a furniza informatiile de baza despre proiectul inchiderii de mina este recomandat sa se faca un poster simplu de format A3, pe hartie mata. Posterul trebuie afisat in locuri strategice din cadrul comunitatii, de exemplu in primarie, in birourile de informare publica sau in apropierea bisericii (lor) locale. 
  ▪ Pagina de internet pentru informare publica. Desi este probabil ca multi dintre cei interesati din randul comunitatii locale sa nu aiba acces la internet, pentru motive de transparenta se recomanda totusi ca informatiile cu privire la inchiderea minei sa fie disponibile pe o pagina web. Pagina trebuie sa fie constituita din urmatoarele informatii (dar nu trebuie in niciun caz limitata la aceste informatii): 
  -explicatii ale planului de inchidere a minei intr-un limbaj accesibil (de exemplu, prin postarea brosurii descrise mai sus pe pagina de internet); 
  -explicatii ale masurilor colaterale intreprinse pentru a atenua problemele sociale si de mediu; 
  -descrierea procesului de facilitare publica prin postarea minutelor intalnirilor si a agendei de facilitare publica; 
  -alte informatii relevante. 
  ▪ Biroul de informare publica. Multe (foste) orase miniere din Romania au birouri de informare publica. Aceste birouri pot indeplini si un rol in procesul de facilitare publica si de aceea trebuie sa se lucreze intr-o relatie stransa cu facilitatorul public. Biroul de informare publica trebuie sa aiba informatii disponibile despre proiectul de inchidere a minei si despre evolutia proiectului. De asemenea, ar putea sa ia la cunostinta sau sa consemneze nemultumirile, sesizarile si comentariile cetatenilor cu privire la proiectul de inchidere a minei si sa le inmaneze facilitatorului public. 
  ▪ Relatiile cu mass-media. Mass-media locala poate fi un bun instrument pentru a transmite informatii catre comunitatea locala si pentru a explica diferite aspecte ale proiectului de inchidere a minei. De aceea este important ca facilitatorul sa stabileasca relatii cu media locala (ziare locale, statii radio locale si televiziuni locale). Urmatoarele instrumente pot fi folosite pentru a comunica prin intermediul mass-mediei locale cu comunitatea locala: 
  -Comunicate de presa. Un document de maximum doua pagini care sa descrie intr-un limbaj accesibil si intr-un mod bine structurat diferite aspecte ale proiectului de inchidere a minei. 
  -Interviuri. Este important ca jurnalistul sa trimita intrebarile interviului anticipat pentru ca facilitatorul public sa poata pregati raspunsurile la intrebari inainte de interviu. 
  ▪ Alte instrumente. Facilitatorul public poate avea un numar de instrumente de comunicare disponibile pentru a-si executa eficient si corespunzator indatoririle. In plus este recomandat ca facilitatorul public sa aiba un ajutor la intocmirea proceselorverbale ale intalnirilor si la organizarea aspectelor de logistica. 
  -Prezentarea proiectului intr-un limbaj accesibil. Pentru intalniri cu diverse parti interesate si cu grupul consultativ, facilitatorul public trebuie sa pregateasca o prezentare standard (de exemplu, Power Point), intr-un limbaj clar, in care sa explice proiectul si procedura pentru inchiderea minei. 
  -Document cu intrebari frecvente. Pentru a putea anticipa si a raspunde corect si complet la intrebari standard, este recomandat ca facilitatorul public, cu sprijinul unitatii de coordonare de facilitare publica din cadrul autoritatii contractante, sa pregateasca un document cu intrebarile frecvente si raspunsurile la acestea. 
  -Asistenta. In timpul intalnirilor se recomanda ca facilitatorul public sa primeasca asistenta (ajutor) in luarea notitelor si la pregatirea proceselor-verbale ale intalnirilor, deoarece el/ea nu va putea sa prezideze si sa conduca intalnirile si in acelasi timp sa ia si notite. 

  ANEXA Nr. 2
  la ghid 

  Aptitudini si atitudini recomandate pentru un facilitator 
  Aptitudini 
  ▪ Abilitati de comunicare, de adaptare a limbajului la cel al auditoriului 
  ▪ Abilitati de facilitare si moderare a discutiilor de grup, prin implicarea tuturor factorilor interesati 
  ▪ Abilitati de conducere, planificare si organizare a unor intalniri la scara mare 
  ▪ Capacitatea de a intelege si de a lucra cu o diversitate de oameni 
  ▪ Capacitatea de a intelege si a interpreta informatiile in contextul comunitatii 
  ▪ Capacitatea de analiza si sinteza 
  ▪ Abilitatea de a recunoaste si a gestiona/media potentiale conflicte 
  ▪ Abilitati de gandire strategica 
  ▪ Capacitatea de a valorifica experientele anterioare ale unui grup specific sau ale comunitatii 
  ▪ Capacitatea de a prioritiza, planifica si organiza 
  ▪ Capacitatea de constientizare a rolului/misiunii sale in comunitate si de explicare a lui 
  ▪ Capacitatea de intelegere a limitelor mandatului facilitatorului public pentru inchiderea minelor 
  ▪ Capacitatea de intelegere a importantei lucrului in colaborare si in parteneriat 
  ▪ Capacitate de intelegere a dinamicii grupurilor - de recunoastere a dinamicii socioeconomice si sociopolitice 
  ▪ Capacitate de a arata empatie 
  ▪ Capacitatea de a identifica sursele de informare despre o comunitate si de a verifica acuratetea si corectitudinea acestora 
  ▪ Abilitatea de a intra in contact si de a construi relatii cu persoane, organizatii, institutii 
  ▪ Capacitatea de a intelege relatiile in comunitate si polurile de putere 
  ▪ Experiente relevante pe care le poate impartasi grupului sau comunitatii 
  Atitudini 
  ▪ Impartial, neutru si obiectiv 
  ▪ Discret 
  ▪ Pastreaza confidentialitatea informatiei daca este necesar. 
  ▪ Flexibil si tolerant 
  ▪ Abordeaza partile interesate de pe pozitii egale. 
  ▪ Transparent 
  ▪ Lucreaza cu profesionalism. 
  ▪ Respecta obiceiurile si traditiile locale. 
  ▪ Respecta particularitatile culturii locale. 
  ▪ Incearca intotdeauna sa foloseasca resurse locale pe cat este posibil. 
 
  ▪ Este apolitic in relatia cu comunitatea. 
  ▪ Promoveaza sanse egale pentru toti membrii comunitatii. 
  ▪ Nu trebuie sa se astepte sa primeasca si nu accepta avantaje materiale sau de alta natura de la comunitate. 
  ▪ Nu promoveaza si nu sprijina interesele unor persoane sau grupuri in detrimentul interesului general al comunitatii. 
  ▪ Nu provoaca daune morale sau materiale membrilor comunitatii. 
  Atitudinea fata de colegii facilitatori 
  ▪ Impartaseste cu colegii experienta dobandita (in cadrul proiectului de inchidere a minelor). 
  ▪ Recunoaste si accepta alte metode de facilitare in afara de cele pe care le utilizeaza el insusi/ea insasi. 
  ▪ Contribuie la cresterea eficientei activitatilor proiectului. 
  ▪ Se delimiteaza de orice activitati care ar aduce prejudicii dezvoltarii comunitatii. 
  ▪ Este informat si respecta sfaturile altor colegi facilitatori (din cadrul proiectului de inchidere a minelor).